Iron Mountain- und PwC-Studie legt nahe, dass die IT zu sehr an ihren Informationen festhalte und dieses Verhalten andere Abteilungen bei der Informationsauswertung behindere
Der unzureichende Zugang zu wichtigen Unternehmensinformationen könnte leitende Angestellte dabei einschränken, effektive Geschäftsentscheidungen zu treffen. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie [1] des weltweit führenden Informationsmanagement-Dienstleisters Iron Mountain zusammen mit PwC. Nur 46 Prozent der Führungskräfte in Europa und Nordamerika ist es erlaubt, auf wertvolle Unternehmensinformationen zuzugreifen, wobei die Ergebnisse nahe legen, dass die Kontrolle der Daten durch die IT das größte Hindernis für die Erschließung des vollen Informationswerts darstellt.
Dort wo Informationen nicht nur wertvoll, sondern auch hochempfindlich sind (bei geistigem Eigentum beispielsweise oder Informationen, die persönliche Daten enthalten), spielt die IT eine wichtige Rolle, diese vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. In anderen Fällen könnten wertvolle Informationen in einem größeren Umfang genutzt werden.
Im Rahmen der PwC-Studie wurden insgesamt 1.800 leitende Führungskräfte aus mittelständischen Unternehmen (über 250 Angestellte) und Großunternehmen (über 2.500 Angestellte) befragt, bei denen eine gleichmäßige Verteilung auf Europa und Nordamerika vorliegt.
Etwas mehr als zwei Drittel der befragten Unternehmen (68 Prozent) sind zuversichtlich, dass wertvolle Informationen für all jene, die sie benötigen, zugänglich sind. Allerdings zeigen Unstimmigkeiten zwischen den Abteilungen, dass dies nicht immer der Fall ist. Zwei Drittel der befragten Unternehmen weisen Mitarbeiter an, auf die IT-Abteilungen zuzugehen, um an wertvolle Informationen zu gelangen. Nichtsdestotrotz erteilen 46 Prozent der Befragten ihren Mitarbeitern nicht den wirklich benötigten Zugriff für solche Informationen, was es schwierig für die IT macht, die Informationen an andere Abteilungen weiter zu geben.
Voller Zugriff nur dort, wo auch die IT ,Macht‘ hat
Bei denjenigen Unternehmen hingegen, die ihrer IT-Abteilung Zugang zu den wertvollsten Informationen gewähren, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie dies auch bei anderen Abteilungen tun. Laut Studie tun dies 35 Prozent für den Bereich ,Forschung und Entwicklung‘, 35 Prozent für das Finanzwesen, 27 Prozent für das Records- und Informationsmanagement sowie 26 Prozent für das Marketing mit dem Ziel, diese Abteilungen bei der kommerziellen Auswertung von Informationen zu unterstützen. Allerdings weiten nur vier Prozent der befragten Unternehmen diesen Zugang auf alle Mitarbeiter aus.
„Inwiefern ein Unternehmen in der Lage ist, Informationen zur Gänze zu ihrem Geschäftsvorteil zu nutzen, hängt maßgeblich davon ab, wie sich der Zugang und die Nutzung wertvoller Informationen gestaltet. Die Art, wie die IT mit dieser Sache umgeht, kann entscheidend sein, wie oder ob sich Informationen frei im Unternehmen bewegen können, damit sie dort, wo es notwendig ist, den größten Nutzen erzielen.“, sagt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH.
„Die IT spielt eine wichtige Rolle beim Schutz und bei der Verwaltung von Informationen, aber die Dynamik, mit der sich Informationen bewegen, hat sich verändert“, erklärt Börgmann. „Unternehmen müssen daher ein Gleichgewicht zwischen einem Informationsmanagement zur Risikovermeidung und einem Informationsmanagement zur gewinnbringenden Datenanalyse finden. Dabei sollten Unternehmen gemeinsam mit ihren IT-Abteilungen sicherstellen, dass diejenigen Mitarbeiter, die am geeignetsten sind, Informationen zu nutzen, bestmöglich unterstützt werden. Dies mag voraussetzen, dass bestimmte Daten um datenschutzrechtlich heikle Informationen, wie Name, Geburtsdatum oder Sozialversicherungsnummer bereinigt werden müssen, bevor diese in das Analyseverfahren eintreten. Versagt ein Unternehmen jedoch dabei, den Zugang zu Informationen entsprechend zu kontrollieren, kann dies zu einem datenschutzrechtlichen Gau führen, wenn sich findige Mitarbeiter auf eigene Faust Zugang zu sensiblen Informationen verschaffen und dies über ungesicherte Verbindungen geschieht.“
„Unternehmen agieren heutzutage in einer datenintensiven und technologie-getriebenen Umgebung. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Um diesem Ziel näher zu kommen, sollten sie sicherstellen, dass Informationen bestmöglich verwaltet werden, damit die richtigen Leute zur richtigen Zeit Zugang zu ihnen haben. Besser informierte Mitarbeiter können Entscheidungen nicht nur schneller treffen, sondern gehen – abgesichert durch die richtigen Informationen – vielleicht auch etwas mutiger an die Sache heran.“, sagt Joachim Mohs, Director bei PwC.
[1] Iron Mountain und PwC befragten 1.800 hochrangige Teilnehmer aus einer breiten Auswahl an Branchen (Energie, Finanzen, Recht, Fertigung, Gesundheitswesen (nur USA), Versicherungen, Pharma) in Nordamerika (USA und Kanada) sowie in fünf EU-Staaten (Frankreich, Deutschland, Spanien, die Niederlande und das Vereinigte Königreich).
Die Antworten des 36-teiligen Fragebogens bilden die Basis für den Informationswert-Index. PwC und Iron Mountain betrachten diese Aussagen als Erklärung für die herrschende Unternehmenskultur (Governance and Culture) und technischen Fähigkeiten (Skills and Tools) sowie die damit verbundenen Vorteile, die dem jeweiligen Unternehmen einen Informationsvorsprung geben.
Über:
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Iron Mountain ist ein führender Dienstleister für Lösungen im Bereich Informationsmanagement. Die mehr als 1.000 gesicherten Archivcenter des in 36 Ländern tätigen Unternehmens umfassen 6 Millionen Quadratmeter. Iron Mountain kümmert sich um die Archivierung, Sicherung, Verwaltung und Wiederherstellung von physischen und digitalen Firmenunterlagen, Daten und Datenträgern, um Organisationen bei der Compliance-gerechten Aufbewahrung ihrer Dokumente, der Reduzierung ihrer Lagerkosten und der effizienteren Nutzung ihrer Informationen zu unterstützen. 1951 gegründet, speichert und sichert Iron Mountain Milliarden von Informationen, darunter Geschäftsdokumente, Backup-Bänder, elektronische Akten und medizinische Daten.
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