Knapp die Hälfte der Entscheider hat keinen Zugriff auf wertvolle Unternehmensinformationen

Iron Mountain- und PwC-Studie legt nahe, dass die IT zu sehr an ihren Informationen festhalte und dieses Verhalten andere Abteilungen bei der Informationsauswertung behindere

Der unzureichende Zugang zu wichtigen Unternehmensinformationen könnte leitende Angestellte dabei einschränken, effektive Geschäftsentscheidungen zu treffen. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie [1] des weltweit führenden Informationsmanagement-Dienstleisters Iron Mountain zusammen mit PwC. Nur 46 Prozent der Führungskräfte in Europa und Nordamerika ist es erlaubt, auf wertvolle Unternehmensinformationen zuzugreifen, wobei die Ergebnisse nahe legen, dass die Kontrolle der Daten durch die IT das größte Hindernis für die Erschließung des vollen Informationswerts darstellt.

Dort wo Informationen nicht nur wertvoll, sondern auch hochempfindlich sind (bei geistigem Eigentum beispielsweise oder Informationen, die persönliche Daten enthalten), spielt die IT eine wichtige Rolle, diese vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. In anderen Fällen könnten wertvolle Informationen in einem größeren Umfang genutzt werden.

Im Rahmen der PwC-Studie wurden insgesamt 1.800 leitende Führungskräfte aus mittelständischen Unternehmen (über 250 Angestellte) und Großunternehmen (über 2.500 Angestellte) befragt, bei denen eine gleichmäßige Verteilung auf Europa und Nordamerika vorliegt.

Etwas mehr als zwei Drittel der befragten Unternehmen (68 Prozent) sind zuversichtlich, dass wertvolle Informationen für all jene, die sie benötigen, zugänglich sind. Allerdings zeigen Unstimmigkeiten zwischen den Abteilungen, dass dies nicht immer der Fall ist. Zwei Drittel der befragten Unternehmen weisen Mitarbeiter an, auf die IT-Abteilungen zuzugehen, um an wertvolle Informationen zu gelangen. Nichtsdestotrotz erteilen 46 Prozent der Befragten ihren Mitarbeitern nicht den wirklich benötigten Zugriff für solche Informationen, was es schwierig für die IT macht, die Informationen an andere Abteilungen weiter zu geben.

Voller Zugriff nur dort, wo auch die IT ,Macht‘ hat

Bei denjenigen Unternehmen hingegen, die ihrer IT-Abteilung Zugang zu den wertvollsten Informationen gewähren, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie dies auch bei anderen Abteilungen tun. Laut Studie tun dies 35 Prozent für den Bereich ,Forschung und Entwicklung‘, 35 Prozent für das Finanzwesen, 27 Prozent für das Records- und Informationsmanagement sowie 26 Prozent für das Marketing mit dem Ziel, diese Abteilungen bei der kommerziellen Auswertung von Informationen zu unterstützen. Allerdings weiten nur vier Prozent der befragten Unternehmen diesen Zugang auf alle Mitarbeiter aus.

„Inwiefern ein Unternehmen in der Lage ist, Informationen zur Gänze zu ihrem Geschäftsvorteil zu nutzen, hängt maßgeblich davon ab, wie sich der Zugang und die Nutzung wertvoller Informationen gestaltet. Die Art, wie die IT mit dieser Sache umgeht, kann entscheidend sein, wie oder ob sich Informationen frei im Unternehmen bewegen können, damit sie dort, wo es notwendig ist, den größten Nutzen erzielen.“, sagt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH.

„Die IT spielt eine wichtige Rolle beim Schutz und bei der Verwaltung von Informationen, aber die Dynamik, mit der sich Informationen bewegen, hat sich verändert“, erklärt Börgmann. „Unternehmen müssen daher ein Gleichgewicht zwischen einem Informationsmanagement zur Risikovermeidung und einem Informationsmanagement zur gewinnbringenden Datenanalyse finden. Dabei sollten Unternehmen gemeinsam mit ihren IT-Abteilungen sicherstellen, dass diejenigen Mitarbeiter, die am geeignetsten sind, Informationen zu nutzen, bestmöglich unterstützt werden. Dies mag voraussetzen, dass bestimmte Daten um datenschutzrechtlich heikle Informationen, wie Name, Geburtsdatum oder Sozialversicherungsnummer bereinigt werden müssen, bevor diese in das Analyseverfahren eintreten. Versagt ein Unternehmen jedoch dabei, den Zugang zu Informationen entsprechend zu kontrollieren, kann dies zu einem datenschutzrechtlichen Gau führen, wenn sich findige Mitarbeiter auf eigene Faust Zugang zu sensiblen Informationen verschaffen und dies über ungesicherte Verbindungen geschieht.“

„Unternehmen agieren heutzutage in einer datenintensiven und technologie-getriebenen Umgebung. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Um diesem Ziel näher zu kommen, sollten sie sicherstellen, dass Informationen bestmöglich verwaltet werden, damit die richtigen Leute zur richtigen Zeit Zugang zu ihnen haben. Besser informierte Mitarbeiter können Entscheidungen nicht nur schneller treffen, sondern gehen – abgesichert durch die richtigen Informationen – vielleicht auch etwas mutiger an die Sache heran.“, sagt Joachim Mohs, Director bei PwC.

[1] Iron Mountain und PwC befragten 1.800 hochrangige Teilnehmer aus einer breiten Auswahl an Branchen (Energie, Finanzen, Recht, Fertigung, Gesundheitswesen (nur USA), Versicherungen, Pharma) in Nordamerika (USA und Kanada) sowie in fünf EU-Staaten (Frankreich, Deutschland, Spanien, die Niederlande und das Vereinigte Königreich).

Die Antworten des 36-teiligen Fragebogens bilden die Basis für den Informationswert-Index. PwC und Iron Mountain betrachten diese Aussagen als Erklärung für die herrschende Unternehmenskultur (Governance and Culture) und technischen Fähigkeiten (Skills and Tools) sowie die damit verbundenen Vorteile, die dem jeweiligen Unternehmen einen Informationsvorsprung geben.

Über:

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fon ..: +49 (0)40 52108-182
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email : lpeinemann@ironmountain.de

Iron Mountain ist ein führender Dienstleister für Lösungen im Bereich Informationsmanagement. Die mehr als 1.000 gesicherten Archivcenter des in 36 Ländern tätigen Unternehmens umfassen 6 Millionen Quadratmeter. Iron Mountain kümmert sich um die Archivierung, Sicherung, Verwaltung und Wiederherstellung von physischen und digitalen Firmenunterlagen, Daten und Datenträgern, um Organisationen bei der Compliance-gerechten Aufbewahrung ihrer Dokumente, der Reduzierung ihrer Lagerkosten und der effizienteren Nutzung ihrer Informationen zu unterstützen. 1951 gegründet, speichert und sichert Iron Mountain Milliarden von Informationen, darunter Geschäftsdokumente, Backup-Bänder, elektronische Akten und medizinische Daten.

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Deutsche Unternehmen sind nur Durchschnitt in der Datenanalyse

Iron Mountain und PwC führen neuen Index ein, mit dessen Hilfe Unternehmen ihre Datenanalyse-Fähigkeiten bewerten können

Der Informationsmanagement-Dienstleister Iron Mountain stellt gemeinsam mit PricewaterhouseCoopers (PwC) den Informationswert-Index vor, mit dessen Hilfe Unternehmen bewerten können, wie gut sie ihre Informationen gewinnbringend einsetzen. Dieser neue Vergleichsindex ist eine Fortschreibung des seit 2012 jährlich präsentierten Index zum Informationsrisiko, bei dem es um den Schutz von Informationen ging. Bei der diesjährigen Befragung zum Informationswert-Index wurden 1.800 Manager aus Europa und Nordamerika befragt. Deutsche Unternehmen schneiden in der Studie mit 48 Punkten (100 stellt den Idealwert dar) nur durchschnittlich ab. Die Selbsteinschätzung der deutschen Manager steht dazu im Widerspruch: es glauben 70 Prozent der Führungskräfte, dass sie ihre Informationen bereits optimal ausschöpfen.

„Die drei früheren Studien befassten sich damit, wie effektiv Unternehmen ihre Informationen verwalten, um Risiken zu minimieren. Als Reaktion auf die Sorge vieler Befragter, dass die unzureichende Nutzbarmachung von Informationen ebenfalls ein großes Risiko für Unternehmen darstellt, richtet die diesjährige Studie ihr Augenmerk verstärkt auf die Frage, wie gut Unternehmen ihre Informationen zu ihrem Wettbewerbsvorteil einsetzen.“, erklärt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH.

In der Studie wurden insgesamt 1.800 leitende Führungskräfte aus mittelständischen Unternehmen (über 250 Angestellte) und Großunternehmen (über 2.500 Angestellte) befragt, bei denen eine gleichmäßige Verteilung auf Europa und Nordamerika vorliegt.

Deutschland mit 48 Punkten nur Durchschnitt bei Datenanalyse

Die Studienergebnisse wurden dazu verwendet, den Informationswert-Index zu erstellen. Dieser misst, wie gut unterschiedliche Unternehmen in verschiedenen Ländern ihre Informationen als Wettbewerbsvorteil nutzen. Eine Punktzahl von 100 stellt den Idealwert dar. Das bedeutet, dass Unternehmen von ihren Informationen optimal profitieren.

An der Spitze des Informationswert-Index stehen US-amerikanische Unternehmen mit 56,7 Punkten, gefolgt von kanadischen Unternehmen (49,2 Punkte). Die Niederlande schneiden unter den europäischen Unternehmen am besten ab (48,3 Punkte), danach erst folgt Deutschland mit 48 Punkten. Spanien steht mit 46,6 Punkten knapp hinter Frankreich und dem Vereinigten Königreich (beide 46,9 Punkte) an letzter Position.

Der Durchschnittswert von 50,1 (47,3 für Europa und 52,9 für Nordamerika) legt nahe, dass die breite Mehrheit der Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe, Lage und Branche – noch einen langen Weg vor sich hat, bevor sie den vollen Wert aus ihren Informationen fördern kann.

Die Ergebnisse zeigen ebenfalls, dass viele Führungskräfte (70 Prozent) in deutschen Unternehmen glauben, ihre Informationen bereits optimal auszuschöpfen. Ein Blick auf die in Unternehmen eingesetzten Ressourcen lässt die Situation jedoch ganz anders aussehen.

Jedes vierte deutsche Unternehmen arbeitet ohne Datenanalyst

Jeder fünfte Befragte (22 Prozent) aus Deutschland gab an, keinen Datenanalysten zu beschäftigen, um den vollen Wert aus Informationen zu fördern. Bei 19 Prozent fehlt es an den nötigen Fähigkeiten zur Dateninterpretation, um Informationen in entscheidungsreife Fakten, gezielte Marketing-Kampagnen und verbesserte Prozesse umzuwandeln, die einen Return on Investment liefern.

Zudem sind nur vier Prozent der Unternehmen in der Lage, ihre Informationen gewinnbringend einzusetzen. Mehr als einem Drittel (36 Prozent) fehlen dazu die nötigen Instrumente und Fähigkeiten. Als Folge davon erlangen 43 Prozent der befragten europäischen und nordamerikanischen Unternehmen nur wenig Nutzen aus ihren Informationen; 23 Prozent erhalten keinerlei Nutzen.

„Die digitale Vernetzung verändert unsere Wirtschaftswelt nachhaltig. Der Kampf um die industriellen Spitzenplätze wird zunehmend in der digitalen und nicht in der realen Welt gewonnen. Deshalb ist die optimale Nutzung und Steuerung von Informationen in Unternehmen geschäftsentscheidend. Ein einfaches Beispiel sind Kundendaten: Mithilfe von intelligenten Datenanalysen lässt sich das Kaufverhalten von Kunden auswerten. Dadurch kann man Kunden individuelle Angebote zukommen lassen und so den Umsatz steigern. Unsere Studie zeigt, dass Unternehmen noch viel Arbeit vor sich haben und lernen müssen, sich die richtigen Fähigkeiten in der Datenanalyse anzueignen, um in Zukunft mit der Konkurrenz Schritt halten zu können.“, sagt Hans-Günter Börgmann

Joachim Mohs, IT-Experte bei PwC sagt, dass Informationen das am meisten unterschätzte Wirtschaftsgut in der Geschäftswelt sind:

„Jedes Geschäft mit einem Kunden und jede Interaktion mit einem Interessensvertreter liefert wertvolle Marktinformationen, Kundeninformationen sowie Raum für Innovation und potenziellen Gewinn.“

„Noch zeigt unser Informationswert-Index, dass nur vier Prozent der Unternehmen ihre Datenbestände regelrecht auspressen, um sich Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. Wenn es um das Thema Informationsmanagement geht, ist vielen der weltweit führenden Organisationen nicht klar, welche Werte in ihren Datenbeständen schlummern. Sie versuchen auch nicht, es herauszufinden.“

Eine Zusammenfassung des Berichts, Seizing the information advantage: How organisations can unlock value and insight of the information they hold‘ ist hier abrufbar: www.ironmountain.de/pwc

[1] Iron Mountain und PwC befragten 1.800 hochrangige Teilnehmer aus einer breiten Auswahl an Branchen (Energie, Finanzen, Recht, Fertigung, Gesundheitswesen (nur USA), Versicherungen, Pharma) in Nordamerika (USA und Kanada) sowie in fünf EU-Staaten (Frankreich, Deutschland, Spanien, die Niederlande und das Vereinigte Königreich). Die Antworten des 36-teiligen Fragebogens bilden die Basis für den Informationswert-Index. PwC und Iron Mountain betrachten diese Aussagen als Erklärung für die herrschende Unternehmenskultur (Governance and Culture) und technischen Fähigkeiten (Skills and Tools) sowie die damit verbundenen Vorteile, die dem jeweiligen Unternehmen einen Informationsvorsprung geben.

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Iron Mountain ist ein führender Dienstleister für Lösungen im Bereich Informationsmanagement. Die mehr als 1.000 gesicherten Archivcenter des in 36 Ländern tätigen Unternehmens umfassen 6 Millionen Quadratmeter. Iron Mountain kümmert sich um die Archivierung, Sicherung, Verwaltung und Wiederherstellung von physischen und digitalen Firmenunterlagen, Daten und Datenträgern, um Organisationen bei der Compliance-gerechten Aufbewahrung ihrer Dokumente, der Reduzierung ihrer Lagerkosten und der effizienteren Nutzung ihrer Informationen zu unterstützen. 1951 gegründet, speichert und sichert Iron Mountain Milliarden von Informationen, darunter Geschäftsdokumente, Backup-Bänder, elektronische Akten und medizinische Daten.

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Informationsmanagement im Finanzsektor: Schneller und flexibler Zugriff auf Daten mit Iron Mountain

(Mynewsdesk) Iron Mountain bietet maßgeschneiderte Lösungen für mehr Sicherheit, Service und Compliance

Hamburg – 13. Juli 2015. Beim oftmals komplizierten Management ihrer Unterlagen greifen führende Finanzdienstleister zunehmend auf das System von Iron Mountain zurück. Dabei bietet der Spezialist für die sichere Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten maßgeschneiderte Lösungen, mit denen Unternehmen ihre Daten nicht nur archivieren, sondern aktiv verwalten können. Für Finanzdienstleister bedeutet dies eine höhere Kundenzufriedenheit, verbesserte Compliance sowie ein vermindertes Risiko durch Datenpannen.

Um ihre Marktdurchdringung zu vergrößern und ihren Umsatz zu steigern, stellen sich Finanzdienstleister zunehmend wachsenden Herausforderungen. Sie expandieren international und versuchen, Kunden durch guten Service zu akquirieren und dauerhaft an sich zu binden. Gleichzeitig gilt es, strengen Überprüfungen durch Aufsichtsbehörden standzuhalten, umfangreiche gesetzliche Vorschriften einzuhalten sowie Verluste durch ein effizientes Forderungsmanagement zu begrenzen. Dies steigert die Bedeutung der standortübergreifenden Datenverwaltung als auch der entsprechenden Speicher- und Datenverarbeitungsprozesse erheblich. Um solchen Herausforderungen gerecht zu werden, bietet Iron Mountain als globaler Partner ein zuverlässiges System für das Informationsmanagement.

Erhöhte Kundenzufriedenheit durch schnellen Datenzugriff

Mit der sicheren Lagerung sämtlicher aktiver Dokumente in seinen Archiven unterstützt Iron Mountain Unternehmen in über 36 Ländern. So werden die physischen Dokumente archiviert und sind – entweder als Original oder als Digitalisierung/Scan, der Kunde hat die Wahl – auf Wunsch sogar innerhalb von zwei Stunden zugänglich. Dabei bietet das Unternehmen neben der Digitalisierung der Akten auch eine bedarfsgerechte Organisation der Daten und ermöglicht den standortübergreifenden Informationszugriff. Ist es erforderlich, dass ein Bankmitarbeiter auf ein Darlehen, eine Kreditkarte oder einen Hypothekenantrag eines Kunden zugreifen muss, stehen ihm

die benötigten Dokumente direkt bei Arbeitsbeginn zur Verfügung. „Über unser Online-Kundenportal IM ConnectTM regeln wir sämtliche Benutzerrechte und stellen sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf die entsprechenden Daten und archivierten Dokumente zugreifen können“, erläutert Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH. „Mit der Möglichkeit zur Indizierung und Kategorisierung der Akten unter Verwendung ihrer firmeneigenen Terminologie filtern unsere Kunden beispielsweise nach Kreditnehmern und erhalten alle relevanten Informationen auf einen Blick. Auf diese Weise steigern Finanzdienstleister die Bearbeitungsgeschwindigkeit und erhöhen die Zufriedenheit ihrer Kunden.“

Mehr Sicherheit im Alltag durch globale Vernetzung

Sind Informationen global vernetzt, so profitieren Unternehmen an all ihren Standorten weltweit von denselben qualitativ hochwertigen Prozessen. Dies verbessert das Forderungsmanagement, erleichtert die Einhaltung von Vorschriften und Standards der Datensicherheit und ermöglicht es, den Auditoren bei einer Wirtschaftsprüfung die passenden Informationen direkt vorlegen zu können. Zudem bedeutet die enorme Menge an deaktivierten Konten und abgelaufenen Darlehensverträgen für Unternehmen oftmals ein potenzielles Compliance-Risiko. Um dieses möglichst niedrig zu halten, ist Iron Mountain bestens mit den Aufbewahrungsfristen vertraut und vernichtet abgelaufene Datensätze in Absprache mit den Kunden so, dass sie nicht wieder rekonstruiert werden können.

Durch die Zusammenarbeit mit Iron Mountain können Finanzdienstleister jederzeit genau prüfen, wo sich ihre Unterlagen befinden. Dabei lagern sämtliche physische und digitale Dokumente stets geschützt und sicher. „Im Gegensatz zu den üblichen Lagerräumen, die Sie mieten können, sind unsere Anlagen, Systeme und Fahrzeuge mit marktführenden Sicherheitssystemen ausgestattet, die regelmäßig geprüft werden“, so Börgmann. „Unsere Mitarbeiter werden überprüft und im Hinblick auf ihre Tätigkeit mit den Best-Practice-

Verfahren für Aktenmanagement und Informationsvernichtung ausgebildet.“ Zudem legt Iron Mountain großen Wert auf strenge Kontrollen der Nachweiskette sowie der Protokollierung für lückenlose Nachvollziehbarkeit. Sämtliche Arbeitsprozesse des Unternehmens erfüllen die geforderten Standards und Vorschriften, wie den Sicherheitsstandard der Kreditkartenindustrie (PCI Data Security Standard), ISO 27001:2008 Informationssicherheit und die Zertifizierung nach ISO 9001:2008 für effiziente Strukturen und einen exzellenten Service.

Bild: Iron Mountain

Bildunterschrift: Iron Mountain bietet maßgeschneiderte Lösungen im Dokumentenmanagement

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Iron Mountain ist ein führender Dienstleister für Lösungen im Bereich Informationsmanagement. Die mehr als 1.000 gesicherten Archivcenter des in 36 Ländern tätigen Unternehmens umfassen 6 Millionen Quadratmeter. Iron Mountain kümmert sich um die Archivierung, Sicherung, Verwaltung und Wiederherstellung von physischen und digitalen Firmenunterlagen, Daten und Datenträgern, um Organisationen bei der Compliance-gerechten Aufbewahrung ihrer Dokumente, der Reduzierung ihrer Lagerkosten und der effizienteren Nutzung ihrer Informationen zu unterstützen. 1951 gegründet, speichert und sichert Iron Mountain Milliarden von Informationen, darunter Geschäftsdokumente, Backup-Bänder, elektronische Akten und medizinische Daten. www.ironmountain.de

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