Damit das Weihnachtsgeld nicht zur Pflichtübung wird

Unternehmer sollten bei Sonderzahlungen den Vorbehalt der Leistung erklären

(Mynewsdesk) Nürnberg, 19. November 2015: Im Vorfeld des Weihnachtsfests erfreuen viele Unternehmen ihre Mitarbeiter wieder mit einer Sondervergütung – dem Weihnachtsgeld. Was gedacht ist, um Wertschätzung zu zeigen und Freude zu bereiten, kann schnell ins Gegenteil umschlagen, wenn der Betrieb aufgrund nicht so erfreulicher Jahresergebnisse diese Aufwendung einmal aussetzen möchte. Durch die regelmäßig durchgeführte Zahlung kann nämlich eine so genannte „betriebliche Übung“ entstehen, die dann einen rechtlichen Anspruch der Mitarbeiter nach sich zieht. Die DATEV eG, mit deren Lohn-Software jeden Monat mehr als elf Millionen Arbeitnehmer abgerechnet werden, empfiehlt Unternehmern daher, per Erklärung von vornherein auszuschließen, dass eine zukünftige Verbindlichkeit der Gratifikation entsteht.

Die betriebliche Übung ist zwar nicht gesetzlich geregelt, aber inzwischen in der Rechtsprechung anerkannt. Wann genau aus dem Verhalten des Arbeitgebers eine betriebliche Übung folgt, lässt sich nicht allgemein beantworten. Relevant ist in einem Streitfall stets die Beurteilung des Einzelfalls. Als Faustregel kann jedoch gelten, dass eine betriebliche Übung bereits entsteht, wenn eine freiwillig geleistete Zuwendung dreimal regelmäßig und ohne Erklärung eines Vorbehalts in gleicher oder zumindest vergleichbarer Höhe gewährt wird. Dabei ist unerheblich, ob der Arbeitgeber beispielsweise bei der Zahlung von Weihnachtsgeld die Intention einer regelmäßigen Zuwendung hatte. Entscheidend ist vielmehr, ob die Arbeitnehmer aus seinem Verhalten schließen durften, ihnen werde eine Leistung oder Vergünstigung auch zukünftig gewährt.Vorbehaltserklärung schützt den BetriebEin zentrales Element für das Zustandekommen der betrieblichen Übung ist also, ob die Beschäftigten die Handlung ihres Arbeitgebers als Selbstverpflichtung auffassen konnten. Dies lässt sich am einfachsten verhindern, indem das Unternehmen bei der Auszahlung grundsätzlich darauf hinweist, dass es eine Bindung für die Zukunft ausschließt. Eine solche Erklärung ist formfrei möglich und kann den Empfängern etwa durch Aushang, Rundschreiben oder auch via E-Mail zur Kenntnis gebracht werden. Eine elegante Lösung ist es, den Hinweis auf der Lohnabrechnung selbst anzubringen, mit der die Leistung gewährt wird. Die Lohnprogramme der DATEV bieten beispielsweise bereits im Abrechnungsprozess die Möglichkeit, unkompliziert Mitteilungen an den Arbeitnehmer in die Gehaltsabrechnung einzufügen.

Ist eine betriebliche Übung erst einmal entstanden, lässt sich diese nur sehr schwierig wieder beseitigen. Zudem ist sie nicht auf die bestehende Belegschaft beschränkt. Auch neu eintretende Mitarbeiter können in der Regel Ansprüche daraus herleiten. Sollen Neueinstellungen von einer bestehenden betrieblichen Übung ausgenommen werden, muss dies deshalb eindeutig vereinbart werden, etwa durch eine entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag. Der Anspruch der Bestandsbelegschaft lässt sich wirksam nur durch eine Änderungsvereinbarung mit jedem einzelnen Arbeitnehmer beseitigen. Das Problem dabei: Eine solche Vereinbarung basiert wiederum auf Freiwilligkeit, denn der Arbeitnehmer ist nicht verpflichtet, zuzustimmen.

Die Problematik der betrieblichen Übung trifft übrigens nicht nur das Weihnachtsgeld, das Urlaubsgeld oder sonstige monetäre Zuwendungen des Arbeitgebers. Auch andere Vergünstigungen, wie die erlaubte Nutzung des Internets oder des Firmenhandys für private Zwecke, verbilligtes Kantinenessen, die kostenlose Beförderung zum Arbeitsplatz, das Bereitstellen eines Dienstwagens auch zur privaten Nutzung oder das Angebot kostenloser Parkplätze können unter bestimmten Umständen einen Anspruch des Arbeitnehmers begründen. Unternehmer sollten deshalb sehr genau darauf schauen, welche Vergünstigungen sie ihren Mitarbeitern gewähren und sich im Zweifelsfall über eine Vorbehaltserklärung absichern.

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Die DATEV eG ist das Softwarehaus und der IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren zumeist mittelständische Mandanten. Mit über 40.000 Mitgliedern, nahezu 6.800 Mitarbeitern und einem Umsatz von 844 Millionen Euro (Geschäftsjahr 2014) zählt die DATEV zu den größten Informationsdienstleistern und Softwarehäusern in Europa. So belegt das Unternehmen zum Beispiel Platz 3 im bekannten Lünendonk-Ranking der deutschen Softwarehäuser. Das Leistungsspektrum umfasst vor allem die Bereiche Rechnungswesen, Personalwirtschaft, betriebswirtschaftliche Beratung, Steuern, Enterprise Resource Planning (ERP), IT-Sicherheit sowie Weiterbildung und Consulting. Mit ihren Lösungen verbessert die 1966 gegründete Genossenschaft mit Sitz in Nürnberg gemeinsam mit ihren Mitgliedern die betriebswirtschaftlichen Prozesse von 2,5 Millionen Unternehmen, Kommunen, Vereinen und Institutionen.

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EPSAS - neuer Leitfaden als Vorbereitung auf die Einführung europäischer Rechnungslegungsstandards

Michael Oettinger setzt sich in seinem Buch „EPSAS“ mit den geplanten „EPSAS“-Standards für den öffentlichen Sektor auseinander.

Die europäische Union plant die Einführung europaweit gültiger Rechnungslegungsstandards für den öffentlichen Sektor, also verbindliche Vorgaben wie die ca. 17.500 Kommunen, Landes- und Bundesbehörden in Deutschland zukünftig ihre Finanzen darstellen sollen. Es handelt sich dabei zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht um eine Verordnung oder ein Gesetz, sondern vielmehr um eine Absichtserklärung, die aber bis voraussichtlich 2020 einen für ganz Europa verbindlichen Charakter haben soll. Warum also zum jetzigen Zeitpunkt ein Buch zum Thema EPSAS? Wer die Entscheidungswege, die Dauer von Projekten und die Grundsätzlichkeit der notwendigen Veränderungen kennt – insbesondere für Organisationen, die derzeit noch über ein kamerales Rechnungswesen verfügen – wird aber zustimmen, dass es nicht zu früh ist, sich im Jahr 2015 zumindest mit dem Thema EPSAS auseinanderzusetzen, auch wenn eine verbindliche Umsetzung erst für die Jahre 2020 oder 2021 im Raume steht.

Michael Oettingers Buch „EPSAS“ richtet sich vor allem an Praktiker, also an die Mitarbeiter und Verantwortungsträger der Finanzabteilung in öffentlichen Organisationen. Darin legt er den aktuellen Stand der Diskussion dar und gibt – soweit das zum jetzigen Zeitpunkt möglich ist – konkrete Handlungsempfehlungen. Das Werk umfasst auch einen Leitfaden für die Einführung einer EPSAS-konformen Rechnungslegung.

„EPSAS“ von Michael Oettinger ist ab sofort im tredition Verlag oder alternativ unter der ISBN 978-3-7323-4545-8 zu bestellen. Der tredition Verlag hat es sich zum wichtigsten Ziel gesetzt, jungen und unbekannten Autoren die Veröffentlichung eigener Bücher zu ermöglichen, aber auch Verlagen und Verlegern eine Kooperation anzubieten. tredition veröffentlicht Bücher in allen Medientypen, vertreibt im gesamten Buchhandel und vermarktet Bücher seit Oktober 2012 auch aktiv.

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Die tredition GmbH ist ein Hamburger Unternehmen, das Verlags- und Publikations-Dienstleistungen für Autoren, Verlage, Unternehmen und Self-Publishing-Dienstleister anbietet. tredition vertreibt für seine Kunden Bücher in allen gedruckten und digitalen Ausgabeformaten über alle Verkaufskanäle weltweit (stationärer Buchhandel, Online-Stores) mit Einsatz von professionellem Buch- und Leser-Marketing.

Der 2006 gegründete Anbieter ist darauf spezialisiert, durch das Optimieren von Auflagenmanagement, Vertrieb und Abrechnungswesen die Erträge für Verlage, Unternehmen und Autoren zu maximieren. tredition ist Preisträger des Webfuture Awards der Hansestadt Hamburg und erhielt den Förderpreis des Mittelstandsprogramms. Darüber hinaus gewann das Unternehmen den Preis Digitale Innovation Pitch (BUIDP). Neben privaten Autoren auf seinem eigenen Self-Publishing-Portal tredition.de hat tredition auch Unternehmen wie brand eins, Hamburger Abendblatt, Hamburger Morgenpost, Neue Westfälische, Bucerius Law School, kress, CHIP oder die Kamphausen Mediengruppe im Kunden-Portfolio.

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EPSAS - neuer Leitfaden als Vorbereitung auf die Einführung europäischer Rechnungslegungsstandards

Marketing: Muss drin sein, was drauf steht?

(Mynewsdesk) Nürnberg, 31.08.2015: Viele Kanzleien haben mittlerweile mit verschiedenen Formen der Werbung experimentiert und ihre Erfahrungen nicht nur mit der schlichten Zeitungsanzeige, sondern auch mit Facebook & Co. gemacht. Die bescheidenen Erfolge rechtfertigten oft nicht die entstandenen Kosten – gerade wer unmittelbar vor der Nachfolge steht, meint daher, ganz darauf verzichten zu können. Weit gefehlt, denn mangelnder Werbeerfolg signalisiert das Hauptmanko der meisten Berater: die Aufbereitung des eigenen Leistungsportfolios und die Definition eines Markenkerns.

Zugegeben, der Blick ins Cockpit eines Flugzeugs ist attraktiver als eine Zahlenkolonne und macht sich in der Werbung deutlich besser. Grundsätzlich kann das Wortspiel des „Steuermanns“ für eine Steuerberatungskanzlei auch immer noch ganz reizvoll sein – differenzieren kann sie sich aber dadurch aufgrund der Fülle an Steuermännern und Steuerfrauen sicherlich nicht mehr. Der heutige Verdrängungsmarkt fordert Kanzleien jedoch genau dies ab, sofern sie auch jüngere Mandanten gewinnen und dadurch ihren Kanzleiwert erhalten oder steigern wollen.

Auf den Inhalt kommt es anIn vielen Steuerkanzleien funktioniert Werbung nach dem Prinzip des guten Einfalls, ist dabei durchaus kreativ, aber eben nicht Teil einer Gesamtstrategie. Doch genau auf Letztere kommt es an, wenn Werbung als Teil des Kanzleimarketings nachhaltig erfolgreich wirken soll. Im ersten Schritt geht es daher keineswegs darum, ein interessantes Motiv für den Facebook-Header zu finden, sondern das eigene Leistungsportfolio detailliert herauszuarbeiten.

Für ein solches individuelles Leistungsportfolio sollten die aktuellen Geschäftsfelder analysiert und die künftig gewünschten festgelegt und in griffige Dienstleistungsangebote verpackt werden. Insbesondere alle Leistungen rund um die betriebswirtschaftliche Beratung gewinnen erst dann eine verkäufliche und honorarfähige Gestalt, wenn sie kompakt definiert und beschrieben werden. Diese Analyse und Festlegung ist selbstverständliche Aufgabe der Kanzleiführung. Unterstützung kann sie dazu von Strategie-Consultants einholen, zum Beispiel bei denen ihrer berufsständischen Genossenschaft, der DATEV.

Ohne Ziel gibt es kein MaßNach der gemeinsamen Formulierung des Dienstleistungsangebotes stellen Kanzlei und Consultants die bisherigen Marketing-Aktivitäten auf den Prüfstand und legen zusammen konkrete Vermarktungsziele fest. Denn eines ist klar: Werbung, egal welche, wird Geld kosten. Um hinterher nicht nur aus dem Bauch heraus einschätzen zu müssen, ob dieses möglicherweise an der falschen Stelle investiert wurde, benötigen Steuerberater daher eine realistische Zielsetzung. Die Erfahrung der Marketing-Consultants insbesondere der DATEV ist hier ein unschätzbarer Vorteil.

Im nächsten Schritt geht es nun darum, die vorhandenen oder neuen Potenziale zur Mandats- oder Auftragsgewinnung zu analysieren. Getreu dem Motto „Der Köder muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler“, nützt die schönste Kampagne wenig, wenn die eigentliche Zielgruppe unbekannt ist. So sprechen plakative, direkte und offensive Botschaften und Bilder vielleicht eine jüngere Einkommensteuermandantschaft eher an als den wohl situierten Privatkunden. Unternehmer unterschiedlicher Branchen wiederum bevorzugen eine ganz eigene Ästhetik und Sprache.

Erst wenn abschließend geklärt ist, wer überhaupt mit welchem Thema angesprochen werden soll, entwickeln Kanzlei und Consultants daher ein aufeinander abgestimmtes Vermarktungskonzept. Das kann eine werbliche Einzelmaßnahme zu einem bestimmten Beratungsprodukt oder eine ganze Kampagne sein. Mit der Umsetzung wird anschließend eine geeignete Werbeagentur beauftragt, die in jedem Fall Branchenerfahrung mitbringen sollte.

Mitarbeiter zu Multiplikatoren machenMindestens ebenso wichtig wie die außerhalb der Kanzlei platzierten (und bezahlten) Botschaften, ist der Beitrag der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die täglich mit den Mandanten in Kontakt stehen. Sie sind die wichtigsten „Verkäufer“ des Steuerberaters. Um sie für diese Aufgabe zu befähigen, bietet sich eine gezielte Schulung an, bei der sie lernen, die Leistungen der Kanzlei wirksam bei Mandanten und Interessenten ins Gespräch zu bringen. Jeder potenzielle Nachfolger wird diese Qualifikation des Kanzleiteams im Übrigen hoch schätzen und entsprechend honorieren.

Am Ende einer jeden Aktivität steht unabdingbar die Erfolgsmessung der einzelnen Maßnahmen an, da nur sie den Einstieg in nachhaltiges Marketing erlaubt. Damit eine Kampagne nicht von vornherein ins Leere läuft, muss selbstverständlich die Basis mit Corporate Design, Internetauftritt und gegebenenfalls Präsenz in den sozialen Netzwerken stimmen. Denn hat eine Werbemaßnahme Interesse geweckt, googelt heute die Mehrheit der Menschen erst einmal und will den positiven Eindruck im Internet bestätigt wissen, ehe sie bereit ist, Kontakt aufzunehmen.

Auch die Basis muss stimmenUm ihre Homepage inhaltlich aufzuwerten, können Steuerberater etwa auf das Portal DATEV E-Content (www.datev-e-content.de) zugreifen. Dort steht professioneller Content zu verschiedenen Themen zum Teil kostenfrei zur Verfügung und kann in die eigenen Seiten eingebunden werden. Zu den Inhalten zählen das Web-Magazin TRIALOG.tv für Mandanten, Videos, Demos und Banner, sowie Content-Elemente und RRS-Feeds im eigenen Design. Dank moderner Technik werden diese fremden Bestandteile optisch perfekt in die Kanzlei-Webseite eingepasst und außerdem stets aktuell angezeigt, ohne dass sich die Kanzlei darum kümmern müsste.

Auch Gedrucktes von der Geschäftsausstattung bis hin zu Werbemedien lässt sich im Übrigen mit Hilfe der Genossenschaft aktualisieren und optimieren: Im kostenfreien Portal DATEV E-Print (www.datev-e-print.de) stehen verschiedene professionelle Designlinien für die individuelle Gestaltung der Geschäftsausstattung zur Verfügung, die ohne großen Aufwand oder besondere Vorkenntnisse etwa farblich an den Kanzleiauftritt angepasst werden können. Erst wenn sämtliche gedruckten und digitalen Zeugnisse der Kanzlei einheitlich und professionell wirken, entsteht ein positiver Gesamteindruck bei demjenigen, der aufgrund einer gezielten Werbemaßnahme auf die Kanzlei aufmerksam wird.

Steuerberater, deren Nachfolge unmittelbar bevorsteht, verzichten häufig auf derlei Anstrengungen und generell auf alle vermeintlich vermeidbaren Investitionen, vergessen aber dabei, dass der erste Eindruck auch bei potenziellen Nachfolgern nicht folgenlos bleibt. Es macht überdies durchaus Sinn, sich nicht nur darum zu bemühen, Interessenten für die eigene Kanzlei mit einem professionellen Auftritt zu überzeugen, sondern auch bis zu einer eventuellen Übergabe neue Mandate zu akquirieren, da deren Existenz sich ganz unmittelbar auf den Kaufpreis auswirkt. Und nicht zuletzt macht Erfolg eine Menge Spaß.

Ganz konkret: mehr erfahrenAn den Sohn oder die Tochter übertragen? Einen Partner finden? Oder doch gleich komplett verkaufen? Welche Möglichkeiten und Formen der Nachfolge für Steuerberater grundsätzlich in Frage kommen und mit welchen Vor- und Nachteilen sie verbunden sind, erfahren Sie im nächsten Teil der DATEV-Serie „Kanzleinachfolge/Kanzleiübernahme“.

Weitere Informationen zum Thema Kanzleinachfolge/Kanzleiübernahme erhalten Sie von den DATEV-Consulting-Experten über www.datev.de/consulting

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http://www.pr-gateway.de/media/primage/266857.jpgMarketing: Muss drin sein, was drauf steht?

Elektronisch, praktisch, gut - Ihre Arbeitsabläufe

(Mynewsdesk) Nürnberg, 04. August 2015: Spätestens, wenn es darum geht, einen Nachfolger für die eigene Kanzlei zu finden, spielt die Effizienz der Arbeitsabläufe eine entscheidende Rolle. Den zentralen Schlüssel zu mehr Wirtschaftlichkeit liefern heute die vielfältigen Möglichkeiten der Digitalisierung. Aber auch der Chef bzw. die Chefin selbst – häufig Umsatzbringer Nummer eins – trägt mit seinem/mit ihrem persönlichen Zeitmanagement entscheidend dazu bei.

Es soll sie ja immer noch geben, die dienstälteren Steuerberater, die ihre Assistentinnen bitten, jede an sie gerichtete E-Mail auszudrucken und sie ihnen in der Dokumentenmappe vorzulegen. Vermutlich werden sie aber immer weniger, denn es hat sich herumgesprochen, dass die so genannten Medienbrüche – von digital auf Papier und zurück – viel Zeit und Geld kosten.

Die Beratungsrealität spielt sich ungeachtet dessen in vielen Steuerberatungskanzleien heute trotzdem noch überwiegend auf dem Papier ab. Manche Mandanten bringen die sprichwörtlichen Kartons, chaotisch mit Belegen befüllt, die ordentlicheren liefern brav ihren Pendelordner am Ende des Monats ab. Die Konsequenzen daraus sind sowohl für den Steuerberater als auch für den Mandanten unbefriedigend: Die Kanzlei sichtet und sortiert, der Mandant sucht und telefoniert, so er einen Beleg benötigt, der gerade weg ist, und strapaziert dadurch die Geduld der Steuerfachangestellten, die wiederum eine Menge Arbeitszeit verlieren.

Erklärtes Ziel: Medienbrüche vermeiden

Wer sich vom Papier verabschiedet – und das ist mittlerweile problemlos möglich – spart sich diesen Aufwand. Beim digitalen Belegwesen scannt der Mandant jede Rechnung, die er erhält, unmittelbar ein und schickt sie gleichzeitig digital per Belegverwaltung online ans Rechenzentrum der DATEV. Nicht nur er selbst, sondern auch sein Steuerberater hat anschließend dort jederzeit Zugriff auf alle gespeicherten Belegbilder. Die Weiterverarbeitung erfolgt in der zwischen beiden vereinbarten Aufgabenteilung.

Für die Kanzleiorganisation hat die Digitalisierung den entscheidenden Vorteil, dass die Buchführungsarbeiten kontinuierlich erledigt werden können. Bei der Abschlusserstellung sind zudem immer alle fraglichen Belege sofort greifbar, und auch jenseits der digitalen Buchführung tun sich gewaltige Arbeitserleichterungen auf, etwa über die automatisierte Kommunikation mit Banken und Sparkassen über das Modul Zahlungsverkehr. Dieses fragt Kontobewegungen automatisch ab oder erstellt vorab definierte Überweisungsaufträge und unterbreitet auch gleich die dazu passenden Buchungsvorschläge.

Wichtige Etappe: Mandanten überzeugen

Eine ganze Reihe von Kanzleien hat diese Vorteile natürlich längst erkannt und daher setzen auch immer mehr Steuerberater die entsprechenden Module ein. Doch nur ein Teil der Mandantschaft wird tatsächlich digital verbucht, der – meist größere – Rest deckt die Kanzlei weiterhin unbeirrt mit Papier ein.

Es sei nicht verhehlt, dass genau darin derzeit die Hauptschwierigkeit vieler Berater liegt: Sie müssen im Grunde jeden einzelnen ihrer Mandanten davon überzeugen, auf den digitalen Zug aufzuspringen. Denn erst wenn alle Mandate tatsächlich digital verbucht werden, lässt sich die derzeitige Praxis von zwei parallelen Arbeitsprozessen – alles andere als ein Paradebeispiel von Effizienz – beenden. Das erfordert neben Zeit auch gute Argumente in der Kommunikation. Dennoch sollten Berater diese Herausforderung zügig angehen. Denn je eher sie ihre Mandanten davon überzeugen, sie auf dem Weg zur Digitalisierung zu begleiten, desto schneller stellen sich Verbesserungen in der Wirtschaftlichkeit ein. Und im DATEV-Umfeld sind die digitalisierten Daten auch bestmöglich vor dem Zugriff Unbefugter geschützt.

Argumentationshilfe: Auslaufmodell Papierablage

Bisher gab es auch Vorbehalte, weil die Ansicht bestand, aus rechtlichen Gründen müssten Papierbelege wegen der Aufbewahrungsfristen auch dann aufbewahrt werden, wenn sie eingescannt wurden. Diese Vorbehalte dürften nun schwinden. Denn in einer Simulationsstudie der Universität Kassel entschieden die beteiligten Richter In der Mehrzahl der Fälle, dass eine elektronische Kopie vor Gericht als Beweis ausreicht, wenn sie richtig eingescannt und je nach Dokumentenklasse eventuell noch digital signiert ist. „Das Relikt Papierablage kann vor dem Hintergrund unserer Studie in Zukunft hoffentlich bald über Bord geworfen werden“, sagte Prof. Alexander Roßnagel vom Institut für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel nach der zweitägigen Veranstaltung in den Räumen der DATEV in Nürnberg. „Für Millionen von Unternehmen – insbesondere für den Mittelstand – bedeutet das künftig eine enorme Entlastung bei der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.“

Interessant in diesem Zusammenhang könnte insbesondere das Fazit von Ulrich Schwenkert, Vorsitzender Richter am Finanzgericht Berlin-Brandenburg sein, der im Rahmen der Studie „im Namen der Wissenschaft“ die finanzgerichtlichen Streitfälle zu klären hatte: „Im Regelfall dürften selbst die eigenhändig ohne besondere Vorkehrungen eingescannten Belege nicht zu einem Rechtsnachteil führen.“

Unbestechliche Juroren: Mandanten, Mitarbeiter und Käufer

Ohnehin werden in einigen Jahren fast alle Mandanten von sich aus nur noch digital Dokumente austauschen. Bis dahin abzuwarten ist allerdings keine Alternative. Gerade unter Werterhaltungsgesichtspunkten ist es für jede Kanzlei schlichtweg ein Muss, stetig neue Mandanten hinzuzugewinnen. Aber attraktive Neumandate, also vielversprechende, erfolgreiche und zukunftsfähige Unternehmen jeder Größenordnung und jeden Alters, haben mehrheitlich die alte papierene Geschäftswelt längst hinter sich gelassen und erwarten von ihrem Berater zu Recht genau dasselbe.

Auch jüngere Mitarbeiter verspüren heute wenig Lust, sich mit antiquierten Arbeitsabläufen herumzuschlagen – ob sie nun schon zu den „digital natives“ gehören oder nicht. Sie suchen ihre Arbeitgeber gezielt nach dem Kriterium aus, ob sie in der jeweiligen Kanzlei ihre Aufgaben mit einer Technik auf der Höhe der Zeit erledigen und dadurch selbst up to date bleiben und von der Flexibilität der neuen technischen Möglichkeiten profitieren.

Noch mehr als diese beiden Gruppen achten potenzielle Nachfolger respektive Käufer oder Juniorpartner auf die Effizienz der Arbeitsabläufe in einer Kanzlei, in die sie investieren wollen. Dies gilt sowohl für Existenzgründer als auch für etablierte Kanzleien, die durch Kauf wachsen wollen. Sie gelten mittlerweile im Übrigen als wichtigste Interessentengruppe und sind in der Regel äußerst professionell organisiert. Jede Kanzlei, die als Kaufobjekt attraktiv sein will, muss daher ebensolche technischen Voraussetzungen mitbringen, um nach einer Übertragung eine schnelle Integration zu gewährleisten.

Persönliche Voraussetzung: Mehr Zeit für Beratung gewinnen

Neben der Qualität der (digitalen) Organisation der Kanzlei entscheidet auch der ganz persönliche Umgang mit der vorhandenen Arbeitszeit maßgeblich über die Wirtschaftlichkeit. Jeder weiß: Wenn man endlich einmal konzentriert bei einer Sache bleiben könnte, ließen sich die meisten Dinge deutlich schneller erfolgreich abschließen. Doch genau das Gegenteil ist die tägliche Realität in deutschen Büros: pausenlos ploppen E-Mails auf, die postwendend beantwortet sein wollen, Mandanten rufen häufig an, Mitarbeiter haben unzählige Fragen – überspitzt formuliert halten sich alle irgendwie gegenseitig ständig vom Arbeiten ab.

Eine Möglichkeit, den ständigen Störungen der Konzentration beizukommen, ist die Festlegung einer „kommunikationsfreien“ Zeit. Während einer definierten Spanne – etwa Dienstag oder Mittwoch nachmittags – hat jeder Mitarbeiter und selbstverständlich auch der Chef ein Zeitfenster, in dem er ungestört genau die Dinge abarbeiten kann, die hohe Konzentration erfordern. Ob die Kanzlei während dieser Zeit ganz geschlossen werden soll, ist sicherlich eine Überlegung wert. Es gibt Steuerberater, die dies so handhaben. Das Resultat ist ein deutlich schnelleres und besseres Erledigen komplexer Aufgaben und die Chance, die gewonnenen Freiräume für zusätzliche Beratungsgespräche zu nutzen. Das steigert den Beratungsumsatz – der wiederum ein wichtiger Werttreiber im Hinblick auf eine etwaige Veräußerung ist.Ganz konkret: mehr erfahren

Wo die Wertsteigerungspotenziale Ihrer Kanzlei genau liegen und wie Sie diese heben können, erfahren Sie in den einzelnen Teilen der Serie „Kanzleinachfolge/Kanzleiübernahme“ der DATEV eG. Lesen Sie im nächsten Teil, wie Sie durch Qualitätsmanagement nicht nur Ihr Image heben, sondern auch die Güte Ihrer Dienstleistung entscheidend verbessern.

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Das Kapital der Kanzlei: die Mandanten

(Mynewsdesk) Nürnberg, 6. Juli 2015: Spätestens dann, wenn eine Steuerberatungskanzlei veräußert werden soll, werden die Mandanten erstmals einer äußerst kritischen Prüfung unterzogen. Wie alt sind sie? Aus welchen Branchen stammen sie? Wie ist es um ihre Zahlungsmoral bestellt? Wer sich frühzeitig mit diesen Fragen auseinandersetzt, profitiert nicht nur im laufenden Geschäft und eröffnet sich Wachstumschancen, sondern steigert außerdem nachhaltig den Wert seiner Kanzlei.

Es ist schön, ein Unternehmerleben zu teilen: Es macht Freude zu sehen, wie sich die Existenzgründungen der ersten eigenen Kunden zu erfolgreichen Betrieben entwickeln, während die Kanzlei wächst. Es beruhigt, zu sehen, dass auch andere irgendwann mit Problemen zu kämpfen haben und schließlich irgendwann vor der Frage stehen, wie die persönliche Nachfolgeregelung aussehen soll. Viele Steuerberater teilen diese Erfahrungen mit ihren Mandanten, da sie im Gleichschritt mit ihnen durch ein erfülltes geschäftliches Leben marschiert sind. Auf dem Zenit desselben sollten sie allerdings eines nicht vergessen: Die Kanzlei kann auf Dauer nur dann weiterbestehen, wenn sie mindestens in dem Maß jüngere Mandanten gewinnt, wie Abgänge aufgrund des Alters zu erwarten sind.

Im Moment weisen die Mandanten in Kanzleien, die zur Übernahme anstehen, im Mittel ein Durchschnittsalter von Anfang bis Mitte 50 auf. Damit sind die Mandanten durchschnittlich fünf Jahre jünger als der Kanzleiinhaber. Ein Durchschnittsalter von über 55 führt bei einer Veräußerung bereits zu Abschlägen, wobei neben dem Durchschnittsalter auch die Verteilung wichtig ist: Eine Kanzlei braucht stabile Mandate, mit denen Gewinn erwirtschaftet wird, und junge Hoffnungsträger.

Jüngere Mandanten mit Kompetenz überzeugen

Unternehmernachwuchs für die Kanzlei zu gewinnen, klingt leider einfacher, als es ist. Denn in der Mehrzahl suchen sich jüngere Unternehmer Berater, die ihrem Alter entsprechen. Eine Ausnahme davon machen sie am ehesten dann, wenn ihnen Spezialisten begegnen. Die Voraussetzung dafür ist auf Seiten des Steuerberaters eine Branchen- oder Themenspezialisierung – und auf diese können die wenigsten verweisen.

Eine weitere Möglichkeit, jüngere Mandanten für die Kanzlei zu gewinnen, ist die aktive Begleitung der Nachfolgeprozesse bei den Mandanten. Auch dazu allerdings bedarf es betriebswirtschaftlichen Know-hows, das sich Steuerberater am einfachsten aneignen, indem sie sich mit der Problematik in eigener Sache auseinandersetzen. Eine dritte Chance bieten jüngere Mitarbeiter – diese bringen nicht nur gelegentlich Mandate mit, sondern geben der künftigen Unternehmergeneration zudem das Gefühl, in ihren Werten und Einstellungen ein adäquates Pendant in der Kanzlei zu finden.

Gründliche Analyse offenbart Chancen

Ehe Berater aber in den Vermarktungsprozess einsteigen und aktiv mit der Mandantenakquise beginnen, lohnt eine gründliche Analyse des eigenen Mandantenstamms, die über die Feststellung des durchschnittlichen Lebensalters hinausgeht. Die DATEV eG unterstützt diese bereits über vielfältige Auswertungsmöglichkeiten der Stammdaten, die etwa Informationen über den Deckungsbeitrag pro Mandant, die Dauer des Mandatsverhältnisses (durchschnittlich liegt sie im Übrigen bei rund elf Jahren) oder auch die Zahlungsmoral liefern.

Mit dem Instrument “Daten-Analyse-System” lassen sich zudem mandantenübergreifende Analysen etwa zu den häufigsten relevanten steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Sachverhalten, aber auch zu möglichen weiteren Beratungsanlässen durchführen.

Im Rahmen der Nachfolge und eines etwaigen Verkaufs spielt insbesondere die Höhe der Beratungsumsätze eine Rolle – sie gelten trotz ihres Projektcharakters gemeinhin als Werttreiber, da sie im Gegensatz zu Finanzbuchführung und Lohn weniger dem wachsenden Kosten- und Wettbewerbsdruck unterliegen. Sie weiter auszubauen entspricht einer Strategie, die auf Werterhaltung und -steigerung abzielt. Gelegenheiten für betriebswirtschaftliche Beratungen gibt es mannigfaltige – identifizierbar zum einen quasi auf Knopfdruck im Daten-Analyse-System der DATEV, zum anderen durch das aktive Zuhören geschulter Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Mandantenkontakt.

Das Dilemma der Offenen Posten

Stiefmütterlich behandelt und doch zentral spätestens im Falle eines Verkaufs werden in vielen Kanzleien die Offenen Posten. Einige Steuerberater sehen sich mittlerweile mit einem Forderungsberg konfrontiert, der einem halben Jahresumsatz entspricht. Der Durchschnittswert liegt aber bei rund 15 Prozent des Jahresumsatzes und entspricht damit in etwa dem Umsatz von knapp zwei Monaten.

Höhere Werte sprechen für ein schlechtes Kanzleimanagement und haben nicht nur dramatische Folgen für die Liquidität, sondern bergen ein großes Risiko im Hinblick auf die Nachfolge. Denn ein möglicher Erwerber tut nicht gut daran, direkt mit dem Beitreiben dieser Forderungen zu beginnen, so er die Mandanten halten will. Angesichts der Tatsache, dass in vielen Praxisübertragungsverträgen Klauseln vereinbart werden, die nachträglich den Kaufpreis mindern, sollten Mandate verloren gehen, wirkt sich das unmittelbar auf das Portemonnaie des Verkäufers aus.

Am sichersten entkommen Steuerberater diesem Dilemma, wenn sie beizeiten ein echtes Mahnwesen einführen. Häufig bringen aber auch schon eine zeitnahe Abrechnung und eine Anpassung der Zahlungsmodalitäten, etwa die Umstellung auf das (SEPA-) Lastschriftverfahren, wesentliche Verbesserungen.

Moderate Honorare gefährden Attraktivität

Viele kleinere Steuerberatungskanzleien haben nicht nur ihre Offenen Posten, sondern auch die Anpassung der Honorare in den vergangenen Jahren etwas vernachlässigt. Das führt dazu, dass häufig insbesondere Einzelkanzleien, trotz neuer Steuerberater- vergütungsverordnung, zu Stundensätzen von 80 Euro abrechnen – was ihnen in der Mandantschaft sicherlich viele Freunde und einen Treuebonus eingebracht hat. Soll eine so geführte Praxis aber veräußert werden, steht für zahlreiche potenzielle Erwerber der Unternehmerlohn nach dem in der Regel ebenfalls zu leistenden Kapitaldienst in keinem Verhältnis zu den Risiken eines Kaufs oder zu einem Gehalt als angestellter Steuerberater.

Existenzgründer tendieren dadurch eher dazu, völlig neu zu starten, als eine derartige Praxis zu erwerben. Aber auch etablierte Kanzleien, die durch eine Akquisition wachsen wollen, scheiden in diesen Fällen als Käufergruppe aus. Denn die moderate Honorarstruktur passt häufig nicht zu deren eigener mit weitaus höheren durchschnittlichen Stundensätzen. Steuerberater sollten ihren Mandanten daher durchaus gelegentliche Honorarsteigerungen im marktüblichen Rahmen zumuten und die damit verbundenen Diskussionen führen – so sie nicht Gefahr laufen wollen, ihre Kanzlei in die Unverkäuflichkeit zu führen.

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Wo die Wertsteigerungspotenziale Ihrer Kanzlei genau liegen und wie Sie diese heben können, erfahren Sie in den einzelnen Teilen der Serie “Kanzleinachfolge” der DATEV eG. Lesen Sie im nächsten Teil, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe zeitgemäß anpassen und damit wirtschaftlicher gestalten.

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Die DATEV eG ist das Softwarehaus und der IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren zumeist mittelständische Mandanten. Mit über 40.000 Mitgliedern, nahezu 6.800 Mitarbeitern und einem Umsatz von 844 Millionen Euro (Geschäftsjahr 2014) zählt die DATEV zu den größten Informationsdienstleistern und Softwarehäusern in Europa. So belegt das Unternehmen zum Beispiel Platz 3 im bekannten Lünendonk-Ranking der deutschen Softwarehäuser. Das Leistungsspektrum umfasst vor allem die Bereiche Rechnungswesen, Personalwirtschaft, betriebswirtschaftliche Beratung, Steuern, Enterprise Resource Planning (ERP), IT-Sicherheit sowie Weiterbildung und Consulting. Mit ihren Lösungen verbessert die 1966 gegründete Genossenschaft mit Sitz in Nürnberg gemeinsam mit ihren Mitgliedern die betriebswirtschaftlichen Prozesse von 2,5 Millionen Unternehmen, Kommunen, Vereinen und Institutionen.

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http://www.pr-gateway.de/media/primage/262247.jpgDas Kapital der Kanzlei: die Mandanten

Auf Heller und Cent? Ihr Kanzleiwert

(Mynewsdesk) Nürnberg, 26. Juni 2015: Die Ermittlung des Wertes einer Steuerberatungskanzlei gilt vielen als einfaches Rechenexempel: Entweder gleicht er schlicht dem aktuellen Jahresumsatz oder weicht davon um zehn bis zwanzig Prozent nach oben beziehungsweise unten ab. Doch diese pragmatische Methode liefert nicht immer zutreffende Ergebnisse auf einem Markt, der einem deutlichen Wandel entgegensieht.

Es herrscht kein Mangel an Methoden, wenn es darum geht, den Wert einer Kanzlei zu berechnen: Wer möchte, kann in verschiedenen Varianten des Ertragswertverfahrens, nach IDW-Standard oder per Umsatzverfahren berechnen, welchen Preis seine Praxis theoretisch aktuell am Markt erzielen könnte. Dabei unterscheiden sich die einzelnen Verfahren vor allen Dingen in der Exaktheit und im Detailreichtum. Gemein ist ihnen dagegen, dass die errechnete Zahl keinerlei Aussage darüber macht, ob die Kanzlei tatsächlich zu diesen Konditionen einen Abnehmer finden wird.

Die Praxis der Kanzleibewertung dominiert seit Jahrzehnten das Umsatzverfahren, das sich im Wesentlichen am Markt orientiert: zum einen an vermutlich bereits erzielten Preisen bei Verkäufen ähnlicher Praxen, zum anderen dezidiert an der Hypothese, zu welchen Konditionen potenzielle Käufer bereit sein werden, die Kanzlei zu erwerben. Damit kommt es dem Kern der Sache zwar deutlich näher als das Ertragswertverfahren, pauschaliert dafür aber an anderer Stelle über die Maßen.

Pi mal Daumen: der Multiplikator

Denn neben dem bereinigten, nachhaltigen, auch in Zukunft zu erwirtschaftenden Umsatz, der noch relativ exakt zu bestimmen ist, kommt ein Multiplikator zum Einsatz. Dieser schwankt im Allgemeinen zwischen 80 und 130 Prozent. Dabei spielt es anders als in früheren Jahren kaum noch eine Rolle, ob sich die Kanzlei in der Stadt oder auf dem Land befindet.

Grundsätzlich gilt, dass der so errechnete Goodwill maßgeblich zum Kanzleiwert beiträgt. Der zu addierende Substanzwert spielt dagegen in der Regel eine untergeordnete Rolle. Exakt bestimmt ergibt er sich aus dem betriebsnotwendigen Vermögen, also der Büro- und Geschäftsausstattung, zum Wiederbeschaffungswert abzüglich bereits getätigter AfA und dem nicht-betriebsnotwendigen Vermögen zum Liquidationswert.

Solide Basis: die anonymisierte Mandantenumsatzliste

Die Basis, auf der der immaterielle Firmenwert solide berechnet wird, ist eine anonymisierte Mandantenumsatzliste – die Programme der DATEV erzeugen diese im Übrigen auf Knopfdruck. Sie liefert idealerweise für jeden Mandanten Aufschluss über die Umsätze der vergangenen drei Jahre, gegliedert nach Geschäftsbereichen, und enthält Informationen zur Branche, zur Mandatsdauer und zum Alter des Mandanten.

Einmalige, nicht wiederkehrende Umsätze wie etwa Beratungsaufträge oder Erbschaftsteuererklärungen werden im Durchschnitt der vergangenen drei Jahre berücksichtigt. Höchstpersönliche Umsätze, die nur der Veräußerer etwa aufgrund einer besonderen zusätzlichen Qualifikation erbringen kann, werden nicht mit einbezogen. Problematisch zu werten sind zudem Großmandate, sofern sie einen Umsatzanteil von 30 Prozent oder mehr ausmachen.

Objektiv und neutral bewertet: von DATEV

Ist die anonymisierte Mandantenumsatzliste erstellt und entsprechend bereinigt, geht es im nächsten Schritt darum, den anzuwendenden Multiplikator zu ermitteln. DATEV setzt dazu ein selbst entwickeltes Verfahren ein, das es erlaubt, den Multiplikator nach 18 objektiven und unterschiedlich gewichteten Kriterien festzulegen (siehe Checkliste). Wird diese Methodik im Vorfeld einer Veräußerung eingesetzt, befördert das nicht nur die Selbsteinschätzung des Veräußerers, sondern stärkt im Weiteren auch seine Verhandlungsposition.

Zentraler Werttreiber beziehungsweise -minderer des Multiplikators ist dabei die Rendite der Kanzlei. Aber auch die Mandatsstruktur, die Qualifikation und das Alter der Mitarbeiter sowie ein gelebtes Qualitätsmanagement spielen eine große Rolle. Die IT-Ausstattung der Kanzlei hat insofern hohe Relevanz, als dass die Mitarbeiter durch sie entweder mit modernen technischen Werkzeugen umgehen können oder eben nicht. Leider tendieren insbesondere ältere Steuerberater dazu, notwendige Investitionen zu unterlassen und schmälern auf diese Weise ihren Kanzleiwert.

Im Sinkflug: der Durchschnitts-Kanzleiwert

Für diejenigen Kanzleien, die DATEV bislang bewertet hat, ergaben sich Multiplikatoren zwischen 70 und 138 Prozent. Allerdings stellt sich in der jüngeren Vergangenheit eine Tendenz zu sinkenden Werten ein. Rund ein Viertel der Kanzleien verbleibt so inzwischen nach dieser objektiven und neutralen Bewertung unterhalb der 100-Prozent-Schwelle. Die Ursache dafür findet sich in den meisten Fällen in einer überalterten Mandantschaft. Die Tatsache, dass auch das Durchschnittsalter der Steuerberater weiter ansteigt und daher in den kommenden Jahren mehr Kanzleien aus Nachfolgegründen auf den Markt kommen werden, dürfte dafür sorgen, dass sich dieser Trend verstärkt.

Das muss aber nicht bedeuten, dass jeder Kanzleiinhaber mit Werteinbußen zu rechnen hat. Die rechtzeitige und konsequente Verbesserung der maßgeblichen Bewertungsfaktoren eröffnet Chancen, den individuellen Wert nicht nur zu sichern, sondern sogar zu erhöhen. Unabdingbar dafür sind allerdings ein beherztes Management, die Bereitschaft, sich jederzeit den eigenen ungeschminkten unternehmerischen Realitäten zu stellen und beizeiten eine Nachfolgestrategie zu entwickeln.

Checkliste:

Diese 18 Faktoren beeinflussen den objektiven Multiplikator – und damit Ihren Kanzleiwert

Finanzen (gewichtet mit 35 Prozent):

* Betriebsergebnis

* Umsatzentwicklung

* Umsatzstruktur

* Kostenstruktur

Kunden (gewichtet mit 20 Prozent):

* Mandatsstruktur

* Altersstruktur

* Kundenzufriedenheit

* Zu- und Abgänge

* Zahlungsmoral

* Dienstleistungsstruktur

Mitarbeiter (gewichtet mit 20 Prozent):

* Mitarbeiterstruktur

* Mitarbeiterproduktivität

* Zu- und Abgänge

* Mitarbeiterführung

Prozesse (gewichtet mit 25 Prozent):

* Kanzleiorganisation

* Arbeitsumfeld

* Qualität der Arbeitsergebnisse

* Produktivität der Geschäftsfelder

Ganz konkret: mehr erfahren

Wie Sie die Zukunft Ihrer Kanzlei sichern, den Wert erhalten oder steigern, erfahren Sie in den einzelnen Teilen der Serie Kanzleinachfolge der DATEV eG, die sich mit den einzelnen Handlungsfeldern beschäftigen. Im nächsten Teil lesen Sie, wie Sie Ihren Kanzleiwert ermitteln und welche Konditionen der Markt aktuell vorgibt.

Weitere Informationen zum Thema Kanzleinachfolge/Kanzleiübernahme erhalten Sie von den DATEV-Consulting-Experten über www.datev.de/consulting

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Notfalls auch ohne Sie

(Mynewsdesk) Nürnberg, 17. Juni 2015: Kaum ein Steuerberater stellt sich gern vor, dass er plötzlich ausfallen könnte und seine Kanzlei irgendwie ohne ihn weiterlaufen muss. Doch im Notfall sind Mitarbeiter und Mandanten genau darauf angewiesen, dass der Chef sich dieser unangenehmen Thematik rechtzeitig gestellt und verantwortungsbewusst vorgesorgt hat.

Eigentlich lief es – in Anbetracht der Umstände – ganz gut: Als Steuerberater Jürgen Steinborn die Folgen seines Unfalls in der Rehaklinik größtenteils auskuriert hatte, kam er mit dem guten Gefühl in seine Kanzlei zurück, die wesentlichen Dinge in die richtigen Bahnen gelenkt zu haben. Die Kanzlei, als Sozietät betrieben, hatte während seiner Abwesenheit sein Partner geführt, ganz so wie es der Partnerschaftsvertrag vorsah.

Zurück im Alltagsgeschäft allerdings sieht sich der Berater plötzlich Erwartungen von Mitarbeitern und Mandanten gegenüber, die er einfach nicht mehr erfüllen kann. Das weiß zunächst aber nur er selbst, die Mitarbeiter reagieren unsicher, Mandanten fühlen sich vernachlässigt. Erste Mandatskündigungen sind die unausweichliche Konsequenz. Es folgt eine unaufhaltsame „Erosion“, wie Steinborn heute sagt.

Ganz schnell einen Nachfolger finden?

Um zu retten, was noch zu retten (mehr …)

http://www.pr-gateway.de/media/primage/260499.jpgNotfalls auch ohne Sie

So steigern Sie Ihren Kanzleiwert

(Mynewsdesk) Nürnberg, 11. Juni 2015: Der Wert einer Kanzlei spielt nicht erst dann eine Rolle, wenn sie verkauft wird und dadurch den Lebensstandard im Alter sichern soll. Vielmehr bringt eine Kanzlei mit höherem Wert zu jedem Zeitpunkt höhere Deckungsbeiträge ein, ist stets für die Zukunft gerüstet und zudem ein angenehmer Arbeitsort. Genügend Argumente, um sich über den Kanzleiwert Gedanken zu machen.

Schlicht unbezahlbar – das ist die eigene Kanzlei als Existenzgrundlage, als beruflicher Lebensinhalt und als Ort vielfältiger Beziehungen sicherlich für die meisten selbstständigen Steuerberater. Leider trifft dies nicht gleichermaßen auf beliebige Dritte zu, die das Objekt zu gegebener Zeit gegen Entgelt übernehmen – potenzielle Käufer im Rahmen der Nachfolge. Denn der Kanzleiwert besteht im Gegenteil im Wesentlichen genau aus dem Über-Persönlichen, den übertragbaren Mandatsbeziehungen, den transparenten Strukturen und delegierbaren Prozessen.

Was ein bisschen banal klingen mag, ist vielen Steuerberatern in dieser Schärfe nicht bewusst. Sie werden häufig von einer „Herzblutkomponente“ geleitet und wollen ihr Lebenswerk monetär angemessen gewürdigt sehen. Ein potenzieller Käufer dagegen hat keine emotionale Beziehung zum Kaufobjekt. Nicht umsonst sagt ein geflügeltes Wort, dass nur bei Eigenheimen die Vorstellungen von Käufern und Verkäufern ähnlich weit auseinander liegen wie bei Unternehmen.Lebenswerk: ganz nüchtern betrachten

Wie viel oder besser wie wenig eine Kanzlei tatsächlich wert ist, entscheidet sich im ungünstigsten Fall sehr schnell im Notfall – nämlich dann, wenn keinerlei Vorkehrungen dafür getroffen wurden, dass der Kanzleichef unerwartet ausfällt. Geht die Betreuung der Mandanten nicht weiter, werden diese die Kanzlei umgehend verlassen ebenso wie die Mitarbeiter und am Ende verbleibt womöglich nur noch ein Substanzwert aus Inventar, Rechnern und Softwarelizenzen. Das Weiterbestehen der Kanzlei ist akut gefährdet und ihr Wert, auf den Verbliebene womöglich angewiesen sind, tendiert gegen Null. Um das auszuschließen, ist es im ersten Schritt von zentraler Bedeutung, ein Notfallmanagement zu definieren. Deshalb wird die Serie auch auf dieses Thema ausführlicher eingehen.

Status quo: richtig einschätzen (lassen)

Im zweiten Schritt ist es hilfreich, den aktuellen Wert der eigenen Kanzlei in einem Schnellbewertungsverfahren grob einzuschätzen oder einschätzen zu lassen. Die DATEV bietet dazu den kostenlosen „Quick-Check Kanzleibewertung“ an. Auf Grundlage der eigenen Angaben – die wichtigste Größe dabei ist die Rendite – errechnet das Programm eine erste Wertorientierung und erstellt außerdem eine Liste mit Handlungsfeldern, deren Bearbeitung den Kanzleiwert nicht nur sichert, sondern steigert. Diese Hinweise sind freilich individuell und ersetzen auch keine ausführliche Beratung, konzentrieren sich aber im Wesentlichen immer auf die folgenden Aspekte.

Im Zentrum der Bewertung steht die Mandanten- und Honorarstruktur. Denn der nachhaltige, erzielbare Umsatz ist die relevanteste Rechengröße für den Kanzleiwert und im Grunde das Wesentliche, das einen potenziellen Käufer interessiert. Wertmindernd wirken sich etwa Großmandate aus, da sie ein erhebliches Risikopotenzial bergen, bei Abwanderung unmittelbar eine große, schwer zu schließende Lücke im Umsatz zu hinterlassen. Im Sinne einer nachhaltigen Kanzleiführung empfiehlt es sich, darauf zu achten, dass kein Mandat allein mehr als 30 Prozent des Umsatzes ausmacht. Ähnlich problematisch ist eine homogene Altersstruktur der Mandanten. Beizeiten sollten auch jüngere Mandanten gewonnen werden.

Potenzial: effizienter arbeiten

Neben dem Umsatz spielt selbstredend die Rendite die größte Rolle, sie beeinflusst den so genannten Multiplikator beträchtlich. Diese gestalten Kanzleichefs positiv, wenn sie eine Verbesserung ihrer Arbeitsabläufe unter dem Gebot der Wirtschaftlichkeit anstreben. Dabei spielen die technischen Möglichkeiten die zentrale Rolle. Viele Tätigkeiten lassen sich heute dank moderner IT-Lösungen viel einfacher und Ressourcen schonender gestalten, beispielsweise mit den von DATEV angebotenen Lösungen Belege online für die digitale Belegverwaltung und Bank online für den elektronischen Zahlungsverkehr.

Von entscheidender Bedeutung ist dabei, das Personal mit in die Veränderungsprozesse einzubeziehen, denn ohne das entsprechende Know-how ist moderne Technik nicht nutzbar. Geschulte und weitergebildete Mitarbeiter arbeiten nicht nur motivierter und effizienter, sie sind auch eine Unterstützung in der Akquise und der Bearbeitung von Beratungsaufträgen. Zudem gehören sie zur Strategie eines Qualitätsmanagementsystems, das als solches bereits als wertsteigernder Zukunftsfaktor gilt – jenseits von vielen Vorteilen schon in der Kanzlei der Gegenwart.

Chance: Marketing verstärken

Ein Qualitätsmanagement hat beispielsweise einen positiven Effekt auf das Kanzleimarketing, das in Zukunft weiter an Bedeutung gewinnen wird, da die Konkurrenzsituation sich verstärkt. Ein professioneller Auftritt mit einem klaren Profil sorgt für Sichtbarkeit auf dem Markt bis hin zur Markenbildung und schafft damit einen über-personellen Wert der Dienstleistung. Der Einstieg gelingt über die Aufbereitung des Leistungsportfolios, einen entsprechenden Internetauftritt und die dazu gehörigen Online- und Offline-Kommunikationsmaßnahmen. Letztlich sorgen diese Anstrengungen dafür, dass sich nicht nur langfristig die Mandantenbasis verbreitert, sondern sich der Wert der Kanzlei dauerhaft steigert.

Diesen stets im Blick zu behalten, ist für jeden Steuerberater absolut unerlässlich, der die eigene Kanzlei als alleinige oder hauptsächliche Absicherung für den Lebensstandard im Alter vorgesehen hat – egal, ob in der Einzelpraxis oder in der Partnerschaft, gleichgültig, ob im Verrentungsmodell an die Kinder oder über eine Veräußerung an einen externen Käufer. Im Grunde dürften aber darüber hinaus auch die meisten anderen Steuerberater wollen, dass ihr Lebenswerk nach ihrer eigenen aktiven Phase weiter lebt.

Am Ende ist klar: Jede Nachfolgestrategie beginnt mit einer realistischen Werteinschätzung der eigenen Kanzlei. Im Idealfall schließen sich daran eine Analyse der Verbesserungspotenziale und als Konsequenz daraus eine Steigerung von Rendite und Umsatz an. Letztere wird erreicht durch effiziente IT-gestützte Prozesse und ein modernes, gezieltes Marketing.

Ganz konkret: mehr erfahren

Wie Sie die Zukunft Ihrer Kanzlei sichern, den Wert erhalten oder steigern, erfahren Sie in den einzelnen Teilen der Serie „Kanzleinachfolge“ der DATEV eG. Im nächsten Teil lesen Sie, wie eine optimale Notfallplanung aussieht.

Weitere Informationen zum Thema Kanzleinachfolge/Kanzleiübernahme erhalten Sie von den DATEV-Consulting-Experten über www.datev.de/consulting

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DATEV E-Business - der Dolmetscher im Formatdschungel

(Mynewsdesk) Nürnberg, 18. März 2015: Mit dem neuen Portal DATEV E-Business vereinfacht die DATEV eG für Unternehmen den Einstieg in den digitalen Daten- und Dokumentenaustausch. Der große Vorteil der Lösung: Sender und Empfänger von Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen, Mahnungen oder Gebührenbescheiden müssen sich nicht, wie bisher, auf ein gemeinsames Datenformat verständigen, um ihren Informationsfluss rein elektronisch zu organisieren. Die Unternehmen können weiterhin jeweils mit ihren gewohnten Programmen – beispielsweise der ERP-Lösung – arbeiten, während das Portal gewissermaßen die Rolle eines zentralen Dolmetschers übernimmt und den Datensatz konvertiert. Er erreicht den Empfänger dann stets in dem Format, das er ausgewählt hat – im Zweifelsfall sogar ausgedruckt auf Papier.

Insbesondere für Zulieferbetriebe von Konzernen, die für Eingangsrechnungen häufig ein bestimmtes Format vorschreiben, ist dieses Konzept interessant. Sie können darüber den Anforderungen des Großkunden nachkommen, ohne ihre eigenen IT-Systeme anpassen zu müssen. Das Portal ist explizit auch für mittelständische Unternehmen konzipiert: Schon ab einem Volumen von etwa 100 Rechnungen im Monat können damit Einsparungen erzielt werden. Nach Schätzungen lassen sich durch einen durchgängigen elektronischen Dokumenten- und Datenaustausch bis zu 80 Prozent Prozesskosten-Einsparungen gegenüber dem herkömmlichen Briefpostversand erreichen.

Ein System – alle Formate

DATEV E-Business hilft dabei, Postein- wie auch Postausgang im Unternehmen ohne Aufwand zu vereinheitlichen. Das System unterstützt sämtliche Kanäle und diverse elektronische Formate. Informationen können sowohl in bildhafter Darstellung (etwa als PDF, PDF/A oder TIFF) als auch in Form einer Transaktionsdatei in den vom Empfänger gewünschten Formaten unkompliziert gesendet und empfangen werden. Das Portal lässt sich beispielsweise einfach an alle gängigen ERP-Systeme anbinden, sodass der Rechnungsversand direkt aus dem System angestoßen werden kann.

Auch elektronische Signaturen fügt das System automatisiert an beziehungsweise prüft sie bei Eingangsdokumenten. Regelbasiert kontrolliert es darüber hinaus die Dokumente vor Versand oder bei Eingang beispielsweise mit Null-Rechnungen oder auf Konformität nach §14 des Umsatzsteuergesetzes. Zudem werden die übermittelten Datensätze und Dokumente innerhalb der DATEV-Plattform gleich gesetzeskonform elektronisch gespeichert, wobei auch bereits bestehende Archivlösungen problemlos eingebunden werden können. Dabei gewährleistet die kosten- und prozessorientierte Gesamtlösung höchste, zertifizierte Sicherheitsstandards. Freigabe-Prozesse lassen sich unternehmens-, gruppen- und benutzerbezogen festlegen. Vorhandene Arbeitsweisen müssen dafür nicht geändert werden.

Teil einer starken Gemeinschaft

DATEV E-Business ist Teil eines Business-Netzwerks zum Austausch von Geschäftsdokumenten, in dem sich außerdem die Bundesdruckerei, SGH, Neopost Deutschland, Asterion, BeCloud und b4value.net zusammengeschlossen haben. Jedes dieser Unternehmen betreibt heute jeweils als eigenständige Dienstleistung einen Knotenpunkt in diesem Netzwerk, das von der b4value.net GmbH entwickelt und gemeinsam weiter ausgebaut wird.

Dadurch muss sich ein Rechnungsempfänger nur einmal auf einem dieser Portale anmelden. Er wird damit für alle Versender, die eines der Portale nutzen, erreichbar. Die Datenhaltung erfolgt dabei immer beim jeweiligen Netzwerk-Partner – für Anwender von DATEV-E-Business also im sicheren Rechenzentrum der DATEV. Als Verbund profitiert jeder Knotenpunkt von den Entwicklungen und Möglichkeiten des anderen. Außerdem kommen alle Kunden in den Genuss der attraktiven Konditionen, die sich durch die hohen Übertragungsvolumina des Netzwerks realisieren lassen – selbst beim konventionellen Versand per Briefpost.

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Vorläufige Geschäftszahlen 2014 der DATEV eG

(Mynewsdesk) Nürnberg, 11. März 2015: Der Softwareanbieter und IT-Dienstleister DATEV eG profitierte im Geschäftsjahr 2014 von einer starken Nachfrage nach sicheren Cloud-Angeboten für kaufmännische und steuerliche Prozesse. Steigende Nutzerzahlen bei der E-Bilanz, bei E-Steuern sowie die sich weiter erhöhende Zahl von sozialversicherungspflichtig Beschäftigten in Deutschland begünstigten die Geschäftsentwicklung. Im Zeitraum von 1.1. – 31.12.2014 konnte die Genossenschaft ihren Umsatz um 40,6 Mio. Euro (Vorjahr 43,4 Mio. Euro) auf insgesamt 843,5 Mio. Euro (Vorjahr 803 Mio. Euro) weiter kräftig steigern. Mit einer Wachstumsrate von 5,1 Prozent (Vorjahr 5,7 Prozent) verlangsamte sich das Wachstum im Vergleich zum Vorjahr zwar leicht, das prozentuale Wachstum liegt aber weiterhin deutlich über dem des Marktes für Informationstechnologie (4,3 Prozent) sowie über dem der Gesamtwirtschaft (BIP) mit 1,5 Prozent.

“Das Wachstum wird von nahezu allen Produktgruppen getragen. Insbesondere bei sicheren Rechenzentrumsdienstleistungen konnten wir eine deutlich gestiegene Nachfrage verzeichnen. Dies zeigt, dass wir mit unserem Fokus auf die Digitalisierung betriebswirtschaftlicher Prozesse mit besonderem Augenmerk auf Vertrauen und Sicherheit richtig liegen”, so Prof. Dieter Kempf, Vorstandsvorsitzender der DATEV eG.

Erstmals in der zurückliegenden Dekade wuchs der Umsatz mit Angeboten aus dem Rechenzentrum mit einem Plus von 19,7 Mio. Euro (+7,5 Prozent) stärker als bei Software mit 14,7 Mio. Euro (+3,8 Prozent). Die Rechenzentrumsangebote machten mit 49 Prozent (im Vorjahr 31,6 Prozent) fast die Hälfte des DATEV-Gesamtumsatzwachstums aus. Ein Grund hierfür ist, dass die E-Bilanz im Jahr 2014 nun für alle Unternehmen Pflicht ist (+6,8 Mio. Euro). Deren Abgabe läuft für eine Vielzahl von Unternehmen über das DATEV-Rechenzentrum. Darüber hinaus wurden zum einen die elektronischen Angebote rund um die Steuerdeklaration rege genutzt und bescherten der Produktgruppe Steuern ein Umsatzplus von 4,3 Mio. Euro (+6,7 Prozent). Zum anderen sorgte die um 4,1 Mio. gestiegene Zahl der von DATEV-Kunden erstellten Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf insgesamt 135,5 Mio. im Jahr 2014 (im Vorjahr 131,4 Mio.) für mehr Umsatz.

“Unser Betriebsergebnis verbesserte sich um 2,8 Prozent auf 52,4 Mio. Euro (Vorjahr 51 Mio. Euro) – trotz eines hohen Mitarbeiterwachstums vor allem in der Entwicklung und der Produktion um 174 auf insgesamt 6.780 und der damit einhergehenden Erhöhung des Betriebsaufwands”, so Dr. Robert Mayr, stellvertretender Vorstandsvorsitzender und Finanzvorstand der DATEV eG. “Hierzu zählen auch Investitionen in den DATEV IT-Campus 111 mit rund 1.800 Arbeitsplätzen, der im April 2015 in Nürnberg eingeweiht wird.”

Die geplante Höhe der genossenschaftlichen Rückvergütung beträgt erneut 5,0 Prozent (Vorjahr 5,0 Prozent) des rückvergütungsfähigen Umsatzes. Der Jahresabschluss steht noch unter dem Vorbehalt der Prüfung durch den Genossenschaftsprüfer und wird der Vertreterversammlung am 26. Juni 2015 zur Beschlussfassung vorgelegt.

Auch die Zahl der Mitglieder der Genossenschaft für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte entwickelte sich positiv und ist zum Jahresende 2014 auf 40.393 (Vorjahr 40.274) weiter gestiegen.

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Vorläufige Geschäftszahlen 2014 der DATEV eG

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DATEV-Lösung unterstützt skalierte Abschlussprüfung nach IDW-Prüfungsstandards

DATEV-Lösung unterstützt skalierte Abschlussprüfung nach IDW-Prüfungsstandards -

Abschlussprüfung nach dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz

(Mynewsdesk) Nürnberg, 18. November 2014: In den letzten Jahren hat sich bei den Rahmenbedingungen und in der Praxis der Wirtschaftsprüfung viel geändert. Im Zentrum steht dabei die Weiterentwicklung des Prüfungsverfahrens hin zu mehr Effizienz, Effektivität und Wirtschaftlichkeit. Vor diesem Hintergrund hatten im November 2011 das IDW (Institut der Wirtschaftsprüfer) und die DATEV eG eine Kooperation unter dem Titel “think small first” geschlossen. Ziel der Zusammenarbeit ist die Entwicklung einer effizienten Softwarelösung, die eine skalierte, risikoorientierte Prüfung unterstützt. Nun hat das IDW offiziell erklärt, dass “…das mit dem “Zentraldokument” und mit den inhaltlich und prozessual überarbeiteten IKS-Arbeitspapieren umgesetzte Prüfungsverfahren der DATEV (…) bei sachgerechter Anwendung eine nach den Verhältnissen des Einzelfalls ausgestaltete, d.h. skalierte Durchführung der Abschlussprüfung entsprechend der IDW-Prüfungsstandards…” unterstützt (siehe kompletten Wortlaut der IDW-Stellungnahme).

Prüfungssteuerung und Risikoorientierung

Die DATEV-Arbeitspapiere in DATEV Abschlussprüfung comfort sind risikoorientiert aufgebaut und ermöglichen eine wirksame, wirtschaftliche Prüfungsdurchführung, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen. Der Abschlussprüfer kann seine Arbeit flexibel an der Größe und Komplexität des Unternehmens, dessen Geschäftsmodell oder dessen Stellung in der Branche ausrichten. Im Zentrum steht dabei insbesondere das sogenannte Zentraldokument.

In diesem Zentraldokument wird die gesamte Prüfung gesteuert und die Strategie entwickelt, werden die Ergebnisse dokumentiert und ausgewertet. Das Zentraldokument führt wie ein roter Faden durch den gesamten Prüfungsprozess – von der Auftragsannahme bis zum Prüfungsbericht. Alle Ergebnisse im Rahmen des Prüfungsprozesses werden an den passenden Stellen zur Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt und gewährleisten somit, dass die Transparenz gewahrt wird.

Darüber hinaus wurden die in diesem Arbeitspapieransatz enthaltenen Bereiche zur Prüfung des Internen Kontrollsystems (IKS) weiterentwickelt sowie der strukturelle Aufbau und die Inhalte des IDW Prüfungsnavigators übernommen. Die IKS-Prüfung bildet die Basis einer risikoorientierten Abschlussprüfung. Dabei wird das vorhandene Kontrollsystem des zu prüfenden Unternehmens in die Abschlussprüfung einbezogen. Zunächst wird das IKS daraufhin geprüft, ob es in der Lage ist, zur Verhütung, Entdeckung und Beseitigung wesentlicher Fehler beizutragen. Wenn dies gegeben ist kann der Prüfer die weiteren Prüfungshandlungen im Rahmen der Prüfungsplanung nach Art und Umfang festlegen. Bei als gut konzipiert und gut funktionierend beurteiltem IKS können die weiteren Prüfungstätigkeiten zum Teil deutlich reduziert durchgeführt werden.

Stellungnahme des IDW zum Projektfortschritt “think small first”

“Bei der wirtschaftlichen Umsetzung der risikoorientierten und damit skalierten Prüfung in der Praxis spielen geeignete Prüfungshilfsmittel – speziell Softwareprogramme – eine zentrale Rolle. Aus diesem Grund arbeitet das IDW mit Softwareanbietern zusammen und berät unter anderem seit 2012 die DATEV bei der Weiterentwicklung der von DATEV angebotenen Prüfungssoftware.

Bisherige zentrale Ergebnisse der Kooperation sind der strukturelle Aufbau und eine stärkere Prozessorientierung des von der DATEV angebotenen “Zentraldokuments” sowie die Fortentwicklung der Prozesse der IKS-Prüfung im Programm Abschlussprüfung. Das “Zentraldokument” visualisiert den Prüfungsprozess und führt den Anwender durch die Prüfung. Die aus dem IDW Prüfungsnavigator übernommenen Meilensteinübersichten bieten einen kompakten Überblick über die Prüfungsziele, Schlüsselüberlegungen, Kernaktivitäten und notwendigen Schritte der jeweiligen Prüfungsphase.

Des Weiteren wurden die Prozesse der IKS-Prüfung mit Unterstützung des IDW im Programm weiterentwickelt, um die Risikoorientierung, den in heutigen Unternehmensorganisationen stärkeren IT-Bezug der internen Kontrollen sowie die klare Unterscheidung in Aufbau- und Funktionsprüfungen herzustellen.

Die DATEV hat angekündigt, in künftigen Versionen die bereits vorhandene Risikoorientierung im Arbeitspapier-Ansatz methodisch noch intensiver an einer vollintegrierten Dokumentation festgestellter Risiken auszurichten. Das mit dem “Zentraldokument” und mit den inhaltlich und prozessual überarbeiteten IKS-Arbeitspapieren umgesetzte Prüfungsverfahren der DATEV unterstützt nach Auffassung des IDW bei sachgerechter Anwendung eine nach den Verhältnissen des Einzelfalls ausgestaltete, das heißt skalierte Durchführung der Abschlussprüfung entsprechend der IDW-Prüfungsstandards.”

Originaltext des IDW nachzulesen im Mitgliederbereich “IDW News Exklusiv“.

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Die DATEV eG ist das Softwarehaus und der IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren zumeist mittelständische Mandanten. Mit über 40.000 Mitgliedern, mehr als 6.700 Mitarbeitern und einem Umsatz von 803 Millionen Euro (Geschäftsjahr 2013) zählt die DATEV zu den größten Informationsdienstleistern und Softwarehäusern in Europa. So belegt das Unternehmen zum Beispiel Platz 3 im bekannten Lünendonk-Ranking der deutschen Softwarehäuser. Das Leistungsspektrum umfasst vor allem die Bereiche Rechnungswesen, Personalwirtschaft, betriebswirtschaftliche Beratung, Steuern, Enterprise Resource Planning (ERP), IT-Sicherheit sowie Weiterbildung und Consulting. Mit ihren Lösungen verbessert die 1966 gegründete Genossenschaft mit Sitz in Nürnberg gemeinsam mit ihren Mitgliedern die betriebswirtschaftlichen Prozesse von 2,5 Millionen Unternehmen, Kommunen, Vereinen und Institutionen.

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