HS Auftragsbearbeitung: Mit elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Format Geld und Zeit sparen

Hamburg, 27. November 2015 – ZUGFeRD ist auf dem Vormarsch: Immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen möchten ihre Rechnungsstellung mithilfe des einheitlichen Standardformats digitalisieren und dadurch ihre Prozesse optimieren und die Kosten senken. Der Hersteller HS – Hamburger Software hat sein Warenwirtschaftssystem HS Auftragsbearbeitung (https://www.hamburger-software.de/auftragsbearbeitung) daher um ZUGFeRD-Funktionen erweitert.

Standardkonforme Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen

Die Software ermöglicht den Benutzern, Ausgangrechnungen, Rechnungskorrekturen und Wertgutschriften im ZUGFeRD-Format (Comfort-Profil) zu erstellen. Dabei fasst sie die Rechnungsdaten, als strukturierte XML-Datei, gemeinsam mit dem Belegbild in einer PDF/A-3-Datei zusammen. Das verwendete XML-Format bietet den Vorteil, dass Finanzbuchhaltungsprogramme die ZUGFeRD-Rechnungen auch ohne OCR-Erkennung halbautomatisch vorkontieren können. Dies beschleunigt die innerbetrieblichen Abläufe und hilft, Fehler zu vermeiden. Ein weiterer Vorteil von ZUGFeRD liegt in der Kostenersparnis: Laut Bundeswirtschaftsministerium senken Unternehmen ihre Ausgaben durch die Digitalisierung allein beim Rechnungsausgang um rund 10 Euro je Rechnung.

Rechnungsversand per E-Mail

Zur Kostenersparnis trägt bei, dass die Druck- und Portokosten entfallen. Die mit der HS Auftragsbearbeitung erstellten Rechnungen lassen sich in Form einer angehängten PDF/A-3-Datei per E-Mail direkt versenden. Weitere Dateien, wie zum Beispiel Leistungsbeschreibungen und allgemeine Geschäftsbedingungen, können ebenfalls in die Rechnungsdatei eingebettet werden. Der Empfänger erhält somit eine E-Mail mit nur einem Anhang. Bei Bedarf kann er die einzelnen Dateien extrahieren und separat ablegen.

Digitale Archivierung nach GoBD

Bei der Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen gilt der umsatzsteuerrechtliche Grundsatz, dass Belege stets im Originalformat zu archivieren sind. Versender und Empfänger sind deshalb verpflichtet, elektronische Rechnungen nach den vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz: GoBD, digital aufzubewahren. Hierbei muss die Unversehrtheit des Inhalts für die gesamte Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Benutzer der HS Auftragsbearbeitung können diese Vorgaben mithilfe des HS Dokumentenmanagement (https://www.hamburger-software.de/dokumentenmanagement) umsetzen. Das System ermöglicht eine GoBD-konforme Aufbewahrung, indem es sämtliche ZUGFeRD-Belege und die ergänzenden Rechnungsbestandteile, die für einen Vorsteuerabzug relevant sind, beim E-Mail-Versand automatisch und unveränderbar als PDF/A-3-Datei archiviert.

HS – Hamburger Software ist mit rund 100.000 Installationen in Deutschland und Österreich einer der führenden deutschen Hersteller betriebswirtschaftlicher Software. Seit 1979 entwickelt und vertreibt HS systemgeprüfte, branchenunabhängige Lösungen für Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft.

Mehr als 26.000 Kunden – vom Kleinbetrieb bis zum Großunternehmen – setzen auf die Erfahrung und die Anwendungen des ERP-Spezialisten. Monatlich werden über 1.000.000 Löhne und Gehälter mit der Software abgerechnet.

Kontakt

HS – Hamburger Software GmbH & Co. KG

Johannes Tenge

Überseering 29

22297 Hamburg

49 40 632 97 344

49 40 632 97 31344

presse@hamburger-software.de

http://www.hamburger-software.de

HS Auftragsbearbeitung: Mit elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Format Geld und Zeit sparen

Fun Factory setzt auf Warenwirtschaft von HS - Hamburger Software

Erotikspielzeughersteller aus Bremen hat mit ERP-Software von HS seine kaufmännischen Prozesse optimiert

Hamburg, 17. Juli 2015 – Der Bremer Erotikspielzeughersteller Fun Factory behauptet sich gegen preisaggressive Konkurrenz aus Asien. Warenwirtschaftssoftware des ERP-Softwareherstellers HS – Hamburger Software (HS) hilft dem Unternehmen dabei.

Gesteigerte Prozesseffizienz

Angesichts der Konkurrenz aus Fernost sind reibungslose kaufmännische Prozesse für Fun Factory (https://www.funfactory.com/de/) besonders wichtig. Anhaltende Performanceprobleme mit der vormals eingesetzten ERP-Lösung beeinträchtigten in der Vergangenheit jedoch vor allem im Bereich der Warenwirtschaft die Effizienz, wie Ronald Broer, Head of Finance, IT and Purchase bei Fun Factory, berichtet. Aus diesem Grund ist der Hersteller auf die Warenwirtschaftslösung HS Auftragsbearbeitung für DATEV (https://www.hamburger-software.de/auftragsbearbeitung-fuer-datev) von HS – Hamburger Software und auf eine Finanzbuchhaltungsanwendung von DATEV umgestiegen.

Mit dem neuen Warenwirtschaftssystem laufen die Prozesse bei dem Erotikspielzeughersteller rund. „Das System ist stabiler als sein Vorgänger, und allein das bedeutet für uns Zeitgewinn“, erklärt IT-Administrator Frank Westermann. Das Einsatzspektrum der Software umfasst das Bestellwesen, die Verwaltung der externen Lagerorte, die Preiskalkulation, die Faktura in verschiedenen Währungen und die Intrastat-Meldungen. Insgesamt nutzen rund 30 Mitarbeiter die Anwendung.

Integration in die IT-Systemlandschaft

Zur nachhaltigen Prozessoptimierung hat Fun Factory die HS Auftragsbearbeitung in seine IT-Systemlandschaft integriert. Die Warenwirtschaftslösung importiert beispielsweise die Bestelldaten aus der Onlineshop-Software Magento. Darüber hinaus übernimmt sie die Umsätze aus den beiden stationären Stores, die Fun Factory in Bremen und Berlin betreibt, sowie die Daten aus einer Mobilen Datenerfassung (MDE) und einer Inventurlösung. Auch die Übergabe der Verkaufs- und Einkaufsbelege an die Finanzbuchhaltung funktioniert aus der auf DATEV-Systeme abgestimmten Warenwirtschaftssoftware heraus reibungslos.

Entscheidungssicherheit durch Auswertungen

Die kaufmännische Leitung des Unternehmens nutzt zudem häufig die Auswertungsfunktionen der HS Auftragsbearbeitung. Regelmäßig abgefragt werden zum Beispiel der Bestand nach Lager und nach Warengruppen sowie die Bestellungen nach Lieferdaten und die Umsätze nach Land bzw. Kunden. Ronald Broer: „Das gibt uns Entscheidungs- und Planungssicherheit im warenwirtschaftlichen Bereich.“

HS – Hamburger Software ist mit rund 100.000 Installationen in Deutschland und Österreich einer der führenden deutschen Hersteller betriebswirtschaftlicher Software. Seit 1979 entwickelt und vertreibt HS systemgeprüfte, branchenunabhängige Lösungen für Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft.

Mehr als 26.000 Kunden – vom Kleinbetrieb bis zum Großunternehmen – setzen auf die Erfahrung und die Anwendungen des ERP-Spezialisten. Monatlich werden über 1.000.000 Löhne und Gehälter mit der Software abgerechnet.

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