Mit der digitalen Personalakte Freiräume für HR schaffen

Hersteller HS – Hamburger Software unterstützt Initiative „Digital HR“

Hamburg, 25. August 2015 – Wie kann sich der Bereich Human Resources (HR) im Unternehmenskontext strategischer positionieren und seine Aufgaben effizienter erfüllen? Welche Rolle spielt hierbei die Digitalisierung? Diesen und weiteren Fragen geht das kommende Competence Book „Digital HR“ nach, das der Herausgeber, der Kölner Portalbetreiber NetSkill Solutions ( www.competence-site.de (http://www.competence-site.de/#!p1)), derzeit vorbereitet. ERP-Hersteller HS – Hamburger Software (HS) unterstützt die Publikation und die zugehörige Kompetenz-Initiative mit Fachwissen und Informationen zum Thema digitale Personalakte.

Neues Rollenverständnis von HR erforderlich

Die Anforderungen an die Personalarbeit sind infolge des demografischen Wandels und eines scharfen Wettbewerbs drastisch gestiegen. Von HR-Teams werde heute erwartet, dass sie zukunftsrelevante Themen wie die Mitarbeiterbindung und die Personalentwicklung anpacken, schreibt Christian Seifert, Produktmanager beim Softwarehersteller HS, in seinem Grußwort zum Competence Book (http://www.competence-books.de) „Digital HR“. Darüber hinaus verändere sich das eigene Rollenverständnis vieler Personaler: „Sie sehen sich in den Unternehmen zunehmend als strategische Mitgestalter – und möchten auch so wahrgenommen werden“, sagt Seifert. Die zusätzlichen Aufgaben im Bereich des Personalmanagements brächten viele Personalabteilungen allerdings an ihre Belastbarkeitsgrenze.

Die digitale Transformation einleiten

Im Competence Book beschreibt HR-Software-Fachmann Seifert, wie Personalabteilungen mithilfe einer digitalen Personalakte (https://www.hamburger-software.de/personalmanagement/digitale-personalakte) zahlreiche Abläufe in der Personaladministration automatisieren können. Das entlaste die Personaler und verschaffe ihnen die Freiräume, um sich mit der Personalentwicklung zu befassen. „Die Digitalisierung der Akten ist ein guter Ausgangspunkt für HR, die ohnehin notwendige digitale Transformation einzuleiten und sich dabei im Unternehmen als Vorreiter zu positionieren“, so Seifert. Das im Competence Book geschilderte Beispiel des Reisebüros Kreuzfahrtberater GmbH (http://www.kreuzfahrtberater.de/) zeige außerdem, dass auch kleinere Unternehmen von Digitalisierung profitieren. Dem 50-Mitarbeiter-Betrieb ist es nach Einschätzung seines Geschäftsführers gelungen, mithilfe der digitalen Personalakte von HS den administrativen Aufwand und die laufenden Kosten nachhaltig zu senken.

Informationsbedarf im Mittelstand

Obwohl es mittlerweile zahlreiche Best-Practice-Beispiele gibt, sieht Christian Seifert Informationsbedarf im Mittelstand. Das Competence Book „Digital HR“ trägt seiner Auffassung nach dazu bei, das notwendige Know-how und Praxiserfahrungen weiter zu verbreiten. Es biete den Lesern die Möglichkeit, sich in kompakter Form darüber zu informieren, wie HR den digitalen Wandel angehen und die Zukunft des eigenen Unternehmens mitgestalten kann.

Über NetSkill Solutions GmbH: Competence Site (www.competence-site.de) ist Deutschlands kompetenz-führende Plattform für Manager, Experten und Nachwuchskräfte. In über 100 Centern aus den Bereichen Management, IT, Produktion/Logistik, Finanzen, Branchen und Recht werden Nutzer durch hochkarätige Inhalte, Experten und Organisationen unterstützt. Kontakt Netskill Solutions GmbH: Dr. Winfried Felser, Telefon: +49 221 716 144 18, E-Mail: w.felser@netskill.de

HS – Hamburger Software ist mit rund 100.000 Installationen in Deutschland und Österreich einer der führenden deutschen Hersteller betriebswirtschaftlicher Software. Seit 1979 entwickelt und vertreibt HS systemgeprüfte, branchenunabhängige Lösungen für Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft.

Mehr als 26.000 Kunden – vom Kleinbetrieb bis zum Großunternehmen – setzen auf die Erfahrung und die Anwendungen des ERP-Spezialisten. Monatlich werden über 1.000.000 Löhne und Gehälter mit der Software abgerechnet.

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Hamburger Software unterstützt Initiative "Digital HR"

Mit der digitalen Personalakte und DigitalHR Freiräume für die „neue“ HR schaffen

Wer die Entwicklungen in der HR-Szene aufmerksam verfolgt, stellt fest, dass die Erwartungen an die Personalarbeit kontinuierlich steigen und vielfältiger werden. Die Forderungen sind deutlich: HR müsse sich ständig weiterentwickeln, sich gar neu erfinden, heißt es. Darüber hinaus gelte es für HR-Teams, unermüdlich zu konfrontieren und endlich den Elfenbeinturm zu verlassen, um sich im Unternehmenskontext strategischer zu positionieren und ein „Player“ zu werden. HS – Hamburger Software GmbH setzt daher schon lange auf die digitale Personalakte und unterstützt die Kompetenzinitiative und das Competence Book Digital HR.

Letztlich sind es zwei Aspekte, die eine Neudefinition der Rolle von HR erfordern, so Christian Seifert, Produktmanager des Hamburger ERP-Herstellers, in seinem Grußwort für das neue Competence Book: Zum einen gibt es in den Unternehmen klare Erwartungen an die Personalabteilungen, dass sie Themen wie die Mitarbeiterbindung und die Personalentwicklung anpacken. Zum anderen möchten Personaler von der Geschäftsführung nicht länger nur als Verwalter, sondern endlich auch als Gestalter wahrgenommen werde Was liegt da näher, als möglichst wenig Zeit in administrative Aufgaben zu investieren, um Zeit für Zukunftsthemen zu gewinnen? Mithilfe einer digitalen Personalakte lassen sich viele routinemäßige Abläufe in der Personaladministration automatisieren. Dies entlastet die Personaler und verschafft ihnen die Freiräume, die sie benötigen, um sich mit den erfolgskritischen Themen im Bereich der Personalentwicklung zu befassen, so Christian Seifert. Digital HR wäre natürlich mehr als die Digitalisierung der Akten, aber die Digitalisierung der Akten wäre auf jeden Fall ein guter Ausgangspunkt und würde HR greifbar als Transformator positionieren.

„Es wundert mich daher nicht, dass das Thema Digitale Transformation des Personalmanagements jetzt überall auf der Agenda steht. Wie sagt Victor Hugo so schön: Nichts ist mächtiger als eine Idee, deren Zeit gekommen ist.“ Dabei ist Seifert optimistisch, was den Wandel angeht. Die allgemeine Skepsis könne er so nicht bestätigen. Die digitale Personalakte sei z.B. klar auf dem Vormarsch und würde in den Unternehmen nicht als lästige Pflicht, sondern als Gewinnerthema wahrgenommen, mit dem man sich etwas Gutes tut. Früher oft gehörte Vorbehalte wie „Scanner zu teuer“ oder „aufwändiger Einführungsprozess“ wären mittlerweile ausgeräumt. Im Competence Book stelle der ERP-Hersteller daher bewusst den Anwendungsfall des Reisebüros Kreuzfahrtberater GmbH vor, weil dieses Unternehmen eben kein Großkonzern sei, aber dennoch enorm von der Digitalisierung profitiere. Der 50-Mitarbeiter-Betrieb sei in den vergangenen Jahren schnell gewachsen. Dies stellte vor allem die Personalverwaltung vor größere organisatorische Herausforderungen, denn die papiergebundene Archivierung und Verwaltung der Personalakten nahm immer mehr Raum und Zeit in Anspruch. Nach Einschätzung von Geschäftsführer Andreas Köster-Clobes hätte das Unternehmen hier über kurz oder lang nur noch mit einem hohen personellen und finanziellen Aufwand den Überblick behalten.

Trotzdem sieht er die Notwendigkeit, diese Wissen und die Praxiserfahrung noch breiter in die Fläche zu tragen. Mit der Lektüre des zukünftigen Competence Books würden die Leser manchen Ansatz für den notwendigen Wandel neu kennenlernen oder ihr Wissen darüber vertiefen können, damit die eigene HR nicht länger mit dem sprichwörtlichen Elfenbeinturm, sondern mit der Gestaltung der Unternehmenszukunft assoziiert wird.

HS – Hamburger Software ist ein führender deutscher Hersteller von ERP- Software. Seit 1979 entwickelt und vertreibt das Unternehmen systemgeprüfte, branchenunabhängige Programme für die Bereiche Auftragsbearbeitung/Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft. Mehr als 26.000 Kunden in Deutschland und Österreich – vom Kleinbetrieb bis zum Großunternehmen – setzen auf die Produkte von HS. Monatlich werden über 1.000.000 Löhne und Gehälter mit der Software abgerechnet. Umfassender Support durch eine der größten Hotlines für betriebswirtschaftliche Software in Deutschland rundet das Angebot des Herstellers ab.

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edlohn baut Marktführerschaft bei Online-Abrechnungen weiter aus

Im Juli 2015 wurden erstmals über 310.000 Löhne abgerechnet

Saarbrücken, 19. August 2015 – eurodata, führender Anbieter cloudbasierter Softwarelösungen für Handelsnetze, Steuerberater und KMUs, hat jetzt erstmals in einem Monat online über 310.000 Löhne abgerechnet. Damit baut eurodata seine Spitzenposition im Bereich der Online-Lohnabrechnung weiter aus und wird das Jahr mit über 3,7 Mio. Abrechnungen abschließen.

Seit Juli 2015 nutzen die ETL-Kanzleien flächendeckend die neue eLohnakte von eurodata. Damit läutet die ETL eine neue Zeitrechnung ein und die Papier-Lohnordner werden schon in Kürze in der ETL-Gruppe der Vergangenheit angehören.

ETL-Gruppe setzt neue Maßstäbe

Jetzt arbeiten mehrere hundert ETL-Büros mit der eLohnakte der eurodata AG und setzen damit neue Maßstäbe im steuerberatenden Umfeld. Die in das webbasierte Lohnsystem integrierte eLohnakte bringt den ETL-Büros erhebliche Vorteile in der Eigenorganisation. „Viele unserer Büros lassen inzwischen die Löhne und Gehälter ihrer Mandanten von einem unserer fünf Personal-Kompetenzcenter erstellen“, sagt ETL-Vorstand Torsten Lenk. „Da ist es natürlich ideal, wenn wir in der sicheren eurodata-Cloud-Lösung von verschiedenen Standorten aus auf die eingescannten Dokumente bzw. die in edlohn produzierten Auswertungen zugreifen können. Die Prozesse werden effizienter und der Verwaltungsaufwand reduziert sich erheblich.“

Erleichterungen bei Mindestlohn-Abrechnungen

Die zusätzlichen Dokumentationspflichten zum Mindestlohngesetz haben viele kleine und mittlere Unternehmen veranlasst, ihre Lohnabrechnung auszulagern. Davon profitiert eurodata, insbesondere weil edlohn bei der Datensicherheit mit seinen Hochsicherheitsrechenzentrum überzeugt. Deshalb war das 2. Quartal 2015 für edlohn, das Unternehmen, wie auch die gesamte eurodata-Gruppe besonders erfolgreich, denn das Neugeschäft der Cloud-Lösung hat exponentiell zugenommen. „Wir freuen uns sehr, dass der Markt unsere Leistungen hinsichtlich Technologie, Service und Sicherheit honoriert“, betont Christof Kurz, verantwortlicher Geschäftsbereichsleiter für edlohn bei eurodata. „Wir werden auch in Zukunft alles dafür tun, um bestehenden und täglich neu hinzukommenden Kunden, die gewohnten Spitzenleistungen zu bieten.“

Neuer Trend: eLohnakte

Die eLohnakte ist aus Sicht der eurodata ein wichtiger Schritt in Bezug auf die digitale Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant. „Wir haben noch sehr viel vor“, beschreibt Christof Kurz, den aktuellen Stand. „Neben der Möglichkeit, einzelnen Arbeitnehmern einen Web-Zugriff auf ihre Lohndokumente zu geben, möchten wir künftig unseren Anwendern weitere Online-Apps zur Verfügung stellen, um die aufwendige und fehlerbehaftete Doppelerfassung beim Mandanten und im Lohnbüro zu vermeiden. Wir stehen mit unserem Gesamtsystem für das Steuerbüro in der gesicherten eurodata-Cloud erst am Anfang, aber wir haben wöchentlich neue Ideen, wie wir diese Vorteile nutzen können, um die Prozesse in den Kanzleien noch schlanker effizienter zu gestalten.“

Funktionsumfang der eLohnakte

Die Einsatzmöglichkeiten und Funktionen der eLohnakte sind heute bereits sehr weitreichend und hilfreich.

Alle Auswertungen, die in edlohn erzeugt werden, werden beim Abrechnen automatisch auch je Arbeitnehmer abgelegt

Originaldokumente und Meldungen des Mandanten können mit unbegrenztem Belegvolumen in einer vorgegebenen Ablagestruktur sehr einfach dazu gescannt werden

Alle berechtigten Personen können standortunabhängig auf die eLohnakte zugreifen

Die eLohnakte ist in Verbindung mit dem Mandantenportal für die Nutzung von Tablets geeignet

Bestandener Praxistext

Neben Effizienzsteigerungen in der Eigenorganisation sieht ETL-Vorstand Lenk durch die eLohnakte in Verbindung mit dem ETL-Mandantenportal PISA einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil seiner Kanzleien: „Die eLohnakte passt ideal zu ETL | PISA und wertet den Funktionsumfang des Portals erheblich auf. Der Mandant erhält einen gesicherten mobilen Zugriff auf die Personalakten, den er auch z.B. mit seinem iPad nutzen kann.“

Im vergangenen Geschäftsjahr konnte der saarländische Softwarehersteller eurodata mit edlohn seinen Vorsprung im sehr stark wachsenden Markt der Online-Lohnabrechnung deutlich vergrößern.

Die eurodata AG entwickelt und vermarktet cloudbasierte Softwarelösungen für Handelsnetze, Steuerberater und KMUs sowie Softwareprodukte zur Implementierung von Smart Services für mehrstufige Prozesse und Datenintegration. Mehr als 50.000 Kunden vertrauen den eurodata-Hochleistungsrechenzentren, einer sicheren Cloud „Made in Germany“, mit professionellen Business Intelligence-, Web- und Cloud-Dienstleistungen. Damit übernehmen wir auch die Verantwortung für den reibungslosen Betrieb der Lösungen. Die eurodata AG wurde 1965 gegründet und hat ihren Hauptsitz in Saarbrücken. Heute fokussieren sich mehr als 500 Mitarbeiter nachhaltig auf den Erfolg unserer Kunden in ganz Europa. www.eurodata.de

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