Papier Dokumente scannen, digitalisieren, archivieren und finden

Mit dem ecoDMS Archiv können Papier und digitale Dokumente langfristig und sicher in einem digitalen Dokumentenarchiv aufbewahrt und schnell wiedergefunden werden.

Aachen (Deutschland), im Oktober 2015. Wer kennt das nicht? Dicke Ordner und Akten mit einer Vielzahl an Dokumenten, Briefen, Verträgen und Rechnungen, stapeln sich auf den Schreibtischen und in den Schränken von Privathaushalten und Unternehmen. Täglich wächst der Papierberg. Neue Dokumente erreichen den Empfänger via Post, Drucker und Computer. Die Ablage und Verwaltung dieser regelrechten Dokumentenflut ist oftmals eine große Herausforderung. Abhilfe und eine enorme Erleichterung stellt der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems, wie beispielsweise ecoDMS, dar.

Mit der ecoDMS Software können die Benutzer jegliche Papier Dokumente scannen, digitalisieren und zusammen mit bereits elektronischen Dateien, wie E-Mails, Office Daten, Grafiken und vieles mehr sicher archivieren und schnell wiederfinden. Dieses DMS ist finanziell für jedermann erschwinglich und besonders leicht zu verstehen. Die Vollversion kostet einmalig 49 Euro brutto und verfügt über alle Funktionen, die ein Dokumentenarchiv ausmachen. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich gestaltet und überzeugt mit einer einfachen Bedienung.

Die Dokumentenarchivierung ist mit ecoDMS kinderleicht. Papierdokumente müssen lediglich mit einem Scanner digitalisiert und dann mit dem Posteingangsprogramm ecoICE abgerufen werden. Anschließend wird das Schriftgut mit den passenden Attributen wie Ordner, Dokumentenart, Status und Zuständigkeit klassifiziert und im Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Auch digitale Daten finden schnell den Weg ins Archiv. Für E-Mails aus Outlook und Thunderbird verfügt ecoDMS beispielsweise über eigene Add-ons, die eine direkte Speicherung der Mails aus den genannten Programmen ermöglichen. Gleiches gilt für Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice. Auch hier gibt es eine direkte Anbindung an die DMS Software. Die Ablage aus anderen Programmen ist auch möglich. Hierzu liefert ecoDMS einen virtuellen PDF/A Drucker. Dieser ermöglicht die direkte Archivierung von Dokumenten aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen. Dokumente und Dateien, die bereits auf einem Laufwerk oder Rechner gespeichert sind, können darüber hinaus mit der Maus in die Benutzeroberfläche von ecoDMS gezogen und somit archiviert werden.

Jede Archivierung beinhaltet eine eigene Klassifizierung. Diese gilt als Bindeglied zwischen Dokument und Archiv. Hier können für die archivierte Datei unter anderem der virtuelle Zielordner in ecoDMS, die Dokumentenart, der Status, die Zuständigkeiten und viele weitere Dateiinformationen erfasst werden. Durch die Vergabe dieser Details können die Dokumente übersichtlich und detailliert abgelegt werden und sind schnell wieder auffindbar. Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, ermöglicht ecoDMS für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten. So bleibt die Vertraulichkeit der Dokumente geschützt.

Damit die Zuordnung der Klassifizierung nicht bei jeder Archivierung händisch durchgeführt werden muss, verfügt ecoDMS über einen intelligenten Vorlagen Designer. Er erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die über den Designer erstellten Klassifizierungs- und Barcodevorlagen ermöglichen somit eine automatische Zuordnung und Archivierung von Dokumenten. Angelegte und erfolgreich erkannte Klassifizierungsvorlagen können optional sogar in einem „Dunkelprozess“ verarbeitet werden. Es besteht die Möglichkeit eingescannte Dokumente vollkommen automatisch archivieren zu lassen.

Die Inhalte lesbarer Dokumente, Klassifizierungsattribute und Datei-Metadaten werden automatisch von ecoDMS volltextindiziert. Die Volltextsuche ermöglicht einen Suchvorgang über die Inhalte der Dokumente und deren Klassifizierungsattribute. Diese Suche ist so einfach wie googeln. Über die „Erweiterte Suche“ können verschiedene Suchkriterien wie z.B. Status, Datum, Dokumentenart, Volltext usw. miteinander verknüpft werden. So kann der Benutzer beispielsweise gleichzeitig nach verschiedenen Klassifizierungsattributen und nach Volltextbegriffen suchen.

Für alle Freunde der mobilen Dienste bietet ecoDMS in der Vollversion außerdem eine App für Smartphones und Tablets mit Android und IOS Systemen. Eine Weboberfläche erlaubt darüber hinaus den Zugriff auf das Archiv via Internetbrowser.

Der Archivierung sind mit ecoDMS nahezu keine Grenzen gesetzt. Die Software kostet pro Lizenz 49 Euro brutto und kann zeitlich unbegrenzt genutzt werden. Für Privatleute stellt ecoDMS das System sogar dauerhaft kostenfrei bereit. Hier sind die Funktionalitäten dann allerdings etwas eingeschränkt. Vor dem Kauf erhält jeder die Möglichkeit einer kostenlosen 30-tätigen Demophase. So kann das System ausgiebig getestet werden.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.

Die ecoDMS GmbH ist ein Unternehmen der applord Holding Europe GmbH. Seit der Gründung im Jahre 2014 vertreibt die Aachener Firma das gleichnamige Softwareprodukt ecoDMS. Mit dieser Archivlösung können Dokumente sicher archiviert, zentral verwaltet und schnell wiedergefunden werden. Ein hohes Maß an Qualität und Service zeichnet das Software-Unternehmen aus. Jung, dynamisch und voller Tatendrang geht ecoDMS mit der eigenen Archivlösung auf Erfolgskurs. Ein starkes, motiviertes Team bietet dabei einen optimalen Rundum-Service. Vertrieb, Entwicklung und Support: Alles unter einem Dach. Als erster DMS Anbieter richtet sich die ecoDMS GmbH an Privatnutzer, kleine und mittelständische Unternehmen und an Großkunden.

Kontakt

ecoDMS GmbH

Andrea Warmuth

Salierallee 18a

52066 Aachen

0241-4757201

news@ecodms.de

http://www.ecodms.de

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Digitalisierung 2.0: Moderne und günstige Archivierung mit ecoDMS

Dokumente, Dateien, Unterlagen und Schriftstücke digital in einem zentralen und zeitgerechten Archiv speichern

Aachen (Deutschland) im September 2015. Unter dem Motto „Das schlauste DMS aller Zeiten“ bietet die ecoDMS GmbH mit der hauseigenen Archivlösung ecoDMS eine völlig neue Generation der Archivierungssysteme an. Das Dokumenten-Management-System überzeugt mit Intelligenz, Leichtigkeit und Mobilität. Das faire Preis-Leistungsverhältnis macht den Einsatz von ecoDMS auch für Privatleute und kleinere Firmen interessant.

ecoDMS ist eine Archivierungssoftware, die alle wichtigen Funktionen eines DMS beinhaltet. Entwickelt, supported und verkauft wird ecoDMS von der Firma ecoDMS GmbH. Es handelt sich hierbei um ein Unternehmen von der renommierten Aachener IT Gruppe, der applord Holding Europe GmbH.

ecoDMS kann flexibel auf die eigenen Dokumente, Strukturen und Benutzer eingerichtet werden. So auch der intelligente Vorlagen Designer. Dieser erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Klassifizierungen selbstständig aus. Es besteht sogar die Möglichkeit einer vollkommen automatischen Archivierung im Hintergrund. Die Dokumente müssen dann lediglich an das Archiv übergeben werden. Die Zuordnung und Ablage erfolgt bei Erkennen einer passenden Vorlage selbstständig vom System. Die Anlage der Vorlagen erfolgt vom Benutzer direkt über die ecoDMS Benutzeroberfläche. Diese Funktionalität beschleunigt und erleichtert die Ablageprozesse enorm. Die Dateien müssen beispielsweise nur mit der Maus ins ecoDMS gezogen werden. Bei erfolgreicher Erkennung, erledigt den Rest dann das System.

Mit ecoDMS können die Benutzer beliebige Dateiformate und Datenmengen aufbewahren. Als Client-Server-System werden werden alle Informationen in einer postgreSQL Datenbank gespeichert. Diese ist Teil der ecoDMS Installation und setzt keine Datenbank- und/oder Server-Vorkenntnisse voraus. Alle Dateien und Einstellungen liegen sicher beim Kunden auf dem PC und nicht auf fremden Servern oder beim Hersteller. EcoDMS kann entweder lokal als Einzelplatzlösung auf einem Computer oder im Netzwerk genutzt werden. Die Installation ist schnell und einfach erledigt.

Die Dokumente finden schnell und benutzerfreundlich den Weg ins Archiv. Papier-Schriftstücke müssen lediglich mit einem Dokumentenscanner eingescannt werden. E-Mails können direkt aus Outlook oder Thunderbird archiviert werden. Dies erlaubt das integrierte E-Mail Add-on von ecoDMS. Für Office Dokumente gibt es ebenfalls ein eigenes Plug-in. Es ermöglicht eine direkte Archivierung aus MS Word, Excel, PowerPoint und aus LibreOffice Calc, Writer und Impress. Ein PDF/A Drucker bildet den Anschluss an beliebige, druckfähige Drittanwendungen. Darüber hinaus können bereits auf dem PC gespeicherte Daten einfach per Drag und Drop ins ecoDMS geschoben werden. Die Zuordnung aller Unterlagen erfolgt entweder automatisch über den Vorlagen Designer oder manuell durch den Benutzer.

Nach der Archivierung ist das Wiederfinden sehr komfortabel gestaltet. Die Dokumentensuche ähnelt dem Suchprozess in einer Internet Suchmaschine. Durch die Eingabe von Suchbegriffen werden die passenden Dokumente in Sekundenschnelle angezeigt. Möglich machen dies die integrierte Volltextindizierung (OCR) und die verfügbaren Klassifizierungsattribute (Metadaten).

Durch die Vergabe von Benutzer-, Ordner- und Dokumentenberechtigungen, wird die Sicherheit aller Daten und Informationen gewährleistet. Die Zugriffsrechte können exakt definiert werden.

Das Dokumenten-Management-System kann kostenlos im Internet unter www.ecodms.de heruntergeladen und für 30 Tage lang getestet werden. Als Privatanwender ist die Nutzung sogar dauerhaft kostenfrei erlaubt. Auf der Webseite gibt es ausführliche Anleitungen, Videos und Produktinformationen, die den Einstieg ins DMS sehr erleichtern. Eine Lizenz für die Vollversion kostet einmalig 41,18 Euro netto. Die Lizenzanzahl kann frei bestimmt und jederzeit erweitert werden. Die Lizenz ist abhängig von der Anzahl gleichzeitiger Benutzer. Die Lizenzkosten fallen aber nur einmalig an. Es gibt keine monatlichen oder jährlichen Wartungskosten. Auch der Kauf von Support und Service Leistungen ist optional. Wer keinen Support benötigt, muss auch nicht dafür zahlen. Für 41,18 Euro netto erhält man tatsächlich ein vollwertiges DMS, mit allen Plug-ins und Funktionen.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de

The Aachen IT company ecoDMS GmbH has developed ecoDMS, a software which enables long-term, secure archiving of all private and business documents and files. This document management system is extremely popular and as a result of its excellent pricing and enormous flexibility is ideal for private users and enterprises of any size and industry. As the first DMS provider, ecoDMS GmbH is targeting private users, SMEs as well as large corporations. The service-oriented architecture (SOA) helps the system to flexibly adapt to the business needs of a company.

Kontakt

ecoDMS GmbH

Andrea Warmuth

Salierallee 18a

52066 Aachen

0241-4757201

news@ecodms.de

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Digitalisierung 2.0: Moderne und günstige Archivierung mit ecoDMS

Frühjahrsputz: Weg mit dem Papier

Mehr Ordnung im Büro und Reduzierung der Papiermengen zu Hause und am Arbeitsplatz durch den Einsatz einer modernen, aber kostengünstigen Archivlösung.

Aachen, im April 2014. Endlich wieder Frühling. Die Temperaturen steigen und ringsum beginnt die Natur zu grünen und zu blühen. Für viele Menschen heißt es nun “Frühjahrsputz”. Die Archivlösung ecoDMS hilft dabei Schreibtische und Aktenschränke auszumisten und ein einheitliches Ablagesystem für alle beruflichen und privaten Dokumente zu schaffen.

ecoDMS ist eine kostengünstige Software zum Scannen, Archivieren, Verwalten und Wiederfinden beliebiger Daten und Informationen. Für die Archivierung können Papierdokumente bequem mit einem herkömmlichen Dokumenten-Scanner eingescannt werden. Dateien wie E-Mails, Anschreiben, Tabellen oder Präsentationen aus Office, PDFs, Bilder, Musik, Zeichnungen und andere wichtige digitale Dokumente, finden ebenfalls den schnellen Weg ins Archiv. Um die Archivierung besonders benutzerfreundlich zu gestalten, verfügt ecoDMS über eine Art Sensor. Dieser erkennt die Dokumente und führt eine automatische Zuordnung der notwendigen Ablageinformationen im passenden Archivordner durch. Das beschleunigt den Archivierungsprozess und erleichtert die Ablagearbeiten.

Einen zusätzlichen Komfort bieten die intelligenten Suchfunktionen von ecoDMS. In Sekundenschnelle können die ablegten Dateien vom Benutzer angefordert werden. Hierzu stehen den Anwendern verschiedene Such- und Filterfunktionen zur Verfügung. Die Bedienung dieser ist so einfach wie googeln: Suchwerte erfassen und Ergebnisse ansehen. In einem Vorschaufenster sind die Dokumente direkt im Programm sichtbar.

Für eine optimale und sichere Nutzung des Systems sorgt der flexibel konfigurierbare Einstellungsdialog. Über diesen können Benutzer mit Administrator-Rechten die Strukturen, Einstellungen, Benutzerrechte und Attribute innerhalb der Software steuern und exakt auf die eigenen Bedürfnisse einrichten. Die enorme Skalierbarkeit von ecoDMS ermöglicht den Einsatz für jedermann. Ob Privatperson, kleiner Betrieb oder großes Unternehmen. ecoDMS passt in nahezu jede IT-Infrastruktur hinein und kann branchenunabhängig installiert werden.

ecoDMS ist eine Client-Server-Lösung. Die Dokumente liegen aber keinesfalls auf fremden Rechnern oder in der Cloud. Alles wird sicher in einer Datenbank beim Kunden “In-House” gespeichert. Das Lizenzmodell ist transparent und das Preis-Leistungsverhältnis einzigartig. Eine Lizenz kostet nur 49 Euro. Über den Webshop von ecoDMS können die Lizenzen bargeldlos und einfach erworben werden. Die Zustellung erfolgt sofort nach dem Zahlungseingang versandkostenfrei und fix per Mail. Im Preis inbegriffen ist der volle Funktionsumfang inklusive der verfügbaren Plug-ins für MS Outlook, Thunderbird, MS Office, Libre Office und Open Office. Ein PDF/A Drucker und das ecoICE Programm zum Abrufen und Archivieren der eingescannten Dokumente sind ebenfalls feste Bestandteile dieser Archivlösung. Die 49 Euro pro Lizenz fallen nur einmalig beim Kauf an. Anschließend kann die Lizenz zeitlich unbegrenzt, ohne verpflichtende Folgekosten genutzt werden. Die Anzahl der Lizenzen kann frei vom Anwender bestimmt und bei Bedarf jederzeit erweitert werden.

Die Software steht für die gängigen Betriebssysteme zur Verfügung und kann plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS genutzt werden. Um auch von außerhalb einen schnellen Zugriff zu erhalten, verfügt die Vollversion über Apps für Android und IOS Smartphones und Tablets. Über die Weboberfläche ist ein lesender und schreibender Zugriff über einen Internetbrowser ebenfalls möglich.

Auf der ecoDMS Webseite können alle Software Komponenten heruntergeladen und für 30 Tage kostenfrei getestet werden. Unter www.ecodms.de (http://www.ecodms.de) stehen außerdem die notwendigen Vertriebs- und Produktinformationen frei zur Verfügung. Ausführliche Dokumentationen und anschauliche Schulungsvideos unterstützen den Anwender bei der Installation, Einrichtung und Nutzung des Systems. Die Handbücher und Videos stehen allen Webseiten-Besuchern gratis zur Verfügung.

Fazit: ecoDMS ist der optimale Helfer beim Frühjahrsputz mit Langzeitwirkung! Mit ecoDMS befinden sich alle Dokumente an einem zentralen Ablageplatz. Das mindert das Papieraufkommen, reduziert die Kosten und Zeitaufwände für die Dokumentensuche und Ablage, schenkt mehr Motivation bei der Dokumentenverwaltung und sorgt für mehr Ordnung.

Die ecoDMS GmbH ist ein Unternehmen der applord Holding Europe GmbH. Das Aachener Unternehmen vertreibt das gleichnamige Softwareprodukt ecoDMS. Mit dieser modernen Archivlösung können alle Dokumente sicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden.

Die ecoDMS GmbH bringt als erster DMS Anbieter frischen Wind in das eigentlich eher konservative und teure Dokumenten-Management und hat auf dem Softwaremarkt völlig neue Wege in Sachen “Digitalisierung und Archivierung” eröffnet.

Der überwältigende Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm hat 2014 die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Mit Wirkung ab dem 01.10.2014 sind sämtliche Vertriebsrechte des Software Pakets ecoDMS von der applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen worden. Ein hohes Maß an Qualität und Service zeichnet die ecoDMS GmbH aus. Jung, dynamisch und voller Tatendrang geht die ecoDMS GmbH mit dem beliebten Dokumenten-Management-System ecoDMS auf Erfolgskurs. Ein starkes, motiviertes Team bietet den ecoDMS Kunden einen optimalen Rundum-Service. Vertrieb, Entwicklung und Support: Alles unter einem Dach. ecoDMS bildet zusammen mit der Firma applord und appecon den einzigartigen Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH.

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http://www.pr-gateway.de/media/primage/253935.jpgFrühjahrsputz: Weg mit dem Papier